Fitur Approval dapat membantu pemilik perusahaan mengetahui bahwa setiap transaksi penjualan yang di-input oleh pengguna tertentu telah melalui proses review terlebih dahulu oleh Manajer.
Jika Anda sudah mengaktifkan fitur Approval, maka pengguna dengan akses “Butuh Persetujuan Untuk Transaksi Penjualan” hanya dapat membuat draft terkait transaksi penjualan.
Formulir draft atas transaksi penawaran penjualan yang telah dibuat akan disetujui atau ditolak oleh Approval Manager (pengguna yang tidak diberi akses "Butuh Persetujuan ..."), sebelum akhirnya menjadi formulir penawaran penjualan yang dapat diproses lebih lanjut.
Berikut cara menyetujui draft penawaran penjualan oleh approval manager:
- Buka Draft Penawaran penjualan yang telah terdaftar pada menu “Penjualan” dalam tab "Membutuhkan Persetujuan" dan klik formulir draft penawaran penjualan yang telah dibuat sebagai berikut.
- Klik “Setujui” untuk menyetujui draft penawaran penjualan.
Jika Anda tidak ingin menyetujui draft ini, Anda dapat menuliskan komentar dengan klik ikon “Comment Bubble”yang terletak di sebelah "Setujui" agar pembuat draft dapat melakukan revisi atau menghapus draft tersebut dan menggantinya dengan draft yang baru.
- Pengguna juga dapat mengubah informasi dalam formulir draft dengan klik "Ubah" pada bagian kanan bawah.
- Jika sudah selesai mengubah, klik “Simpan Perubahan” untuk tetap menyimpan formulir sebagai draft.
- Demikian formulir penawaran penjualan yang terbentuk.
- Anda dapat menambahkan komentar atas transaksi draft dengan cara klik ikon “Comment Bubble".
- Selanjutnya, akan muncul pop-up dan Anda dapat menambahkan komentar seperti berikut.
- Komentar berfungsi sebagai interaksi antara manager & user yang butuh persetujuan perihal transaksi tersebut.
- Panjang komentar maks. 255 karakter, tidak bisa emoji dan juga tidak bisa upload gambar.
- Komentar tidak dapat diubah dan dihapus.
- Jumlah komentar yang akan disimpan maks. hanya 50 komentar per transaksi.
- Komentar hanya bisa di submit ketika transaksi masih tahap draft. Ketika sudah disetujui, maka komentar akan dinonaktifkan. - Formulir draft penawaran penjualan yang telah disetujui otomatis akan berpindah ke tab "Penawaran Penjualan".
Pengguna yang memiliki kewenangan sebagai Approval Manager dapat membuat transaksi penjualan secara langsung tanpa melalui Approval terlebih dahulu.
-
Selanjutnya pengguna dapat melanjutkan proses penawaran penjualan ke pemesanan penjualan ataupun membuat penagihan dari penawaran penjualan.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut mengenai rincian informasi dalam formulir penawaran penjualan melalui link berikut.
