Ada dua cara yang berbeda untuk mengimpor data kontak baru ke dalam Jurnal, yaitu menggunakan template Jurnal dan template sendiri. Selanjutnya, langkah - langkah kedua cara tersebut akan dijelaskan di dalam artikel ini.
1. Menggunakan Template Jurnal
Jika Anda menggunakan template Jurnal, langkah-langkah impor adalah sebagai berikut.
- Pilih menu Kontak.
- Klik tombol "Import", lalu pilih Data Pelanggan.
- Klik “Unduh Berkas Template” untuk mendownload template.
- Buka dan isi template tersebut. Lihat ilustrasi berikut.
- Untuk penjelasan setiap kolom, klik di sini.
- Setelah mengisi, simpan file Anda dan Unggah berkas tersebut dengan klik “Pilih atau Taruh Berkas di sini”.
- Anda akan melihat hasil validasi data seperti berikut. Periksa kembali data Anda dan jika sudah benar, klik "Import" untuk melanjutkan.
- Klik "Finish" dan Anda akan kembali ke halaman indeks menu Kontak.
Penjelasan rincian setiap kolom
- *Type: Isikan tipe kontak dengan empat pilihan yaitu; customer, vendor, employee dan others. Anda juga dapat memasukkan tipe kontak lebih dari satu dengan menggunakan pemisah titik koma (;). Contoh: vendor; employee.
- *Display Name: Isikan nama pelanggan Anda yang akan ditampilkan dalam daftar pelanggan. Nama ini akan digunakan dalam penampilan dan pencarian data pelanggan (wajib diisi).
- Company Name: Isikan nama perusahaan pelanggan Anda (jika ada).
- Title: Isikan judul panggilan untuk pelanggan Anda. Contoh: Mr., Mrs., Ms.
- First Name: Isikan nama depan pelanggan Anda.
- Middle Name: Isikan nama tengah pelanggan Anda (jika ada).
- Last Name: Isikan nama belakang pelanggan Anda (jika ada).
- Email: Isikan alamat email pelanggan Anda (jika ada).
- Mobile: Isikan nomor HP pelanggan Anda disertai dengan petik satu (‘) di depan nomor (jika ada).
- Phone: Isikan nomor telepon pelanggan Anda disertai dengan petik satu (‘) di depan nomor (jika ada).
- Fax: Isikan nomor fax pelanggan Anda disertai dengan petik satu (‘) di depan nomor (jika ada).
- Billing Address: Ini adalah alamat pelanggan (jika ada). Contoh: Jl. Daan Mogot KM 10.
- Billing Address No: Ini adalah nomor alamat pelanggan. Contoh: No. 1.
- Billing Address RT: Ini adalah kode RT pelanggan. Contoh: RT 001.
- Billing Address RW: Ini adalah kode RW pelanggan. Contoh: RW 020.
- Billing Address Post Code: Ini adalah kodepos pelanggan. Contoh: 11710.
- Billing Address Kelurahan: Ini adalah kelurahan dari alamat pelanggan. Contoh: Kedaung Kali Angke.
- Billing Address Kecamatan: Ini adalah kecamatan dari alamat pelanggan. Contoh: Cengkareng.
- Billing Address City: Ini adalah kota dari alamat pelanggan. Contoh: Jakarta Barat.
- Billing Address Province: Ini adalah provinsi dari alamat pelanggan. Contoh: DKI Jakarta.
- Shipping Address: Isikan alamat pengiriman pelanggan Anda (jika ada).
- Tax Number: Isikan nomor pajak pelanggan Anda disertai dengan petik satu di depan nomor (jika ada).
- #Identity Type: Isikan tipe identitas yang akan digunakan, anda dapat menggunakan pilihan KTP, Passport atau SIM.
- #Identity Number: Isikan nomor identitas sesuai dengan tipe identitas yang digunakan.
- Other Detail: Isikan keterangan tambahan mengenai pelanggan Anda (jika ada).
- Contact Group: Isikan grup yang berfungsi untuk mengelompokkan tipe kontak.
- Bank Name: Isikan nama akun bank yang digunakan oleh kontak Anda dengan menggunakan kode Bank pada daftar berikut.
- Branch Name: Nama cabang bank yang digunakan di kontak Anda.
- Name On Bank Account: Isikan nama pemegang akun bank kontak Anda.
- Bank Account Number: Isikan nomor rekening bank kontak Anda.
2. Menggunakan Template Sendiri
Jika Anda menggunakan template sendiri, ada sedikit perbedaan ketika Anda mengupload file tersebut.
- Sebagai contoh, Anda memiliki template sendiri dimana terdapat data nama pelanggan, alamat, nomor telepon. Lihat contoh berikut.
- Kemudian, Anda bisa upload langsung file tersebut dengan mengklik menu Kontak.
- Klik tombol "Import".
- Klik "Pilih atau Taruh Berkas di sini" untuk mengupload data Anda.
- Kemudian, klik "Lanjutkan".
- Anda akan mengisi field-field sesuai dengan nama header kolom di template Anda seperti berikut. Pastikan Anda mengisi kolom wajib seperti nama kontak. Jika sudah, klik "Import" untuk melanjutkan.
- Maka, akan muncul validasi data seperti berikut. Periksa hasil impornya dan klik "Import".
- Jika data yang diimpor sudah berhasil, maka akan tampil gambar berikut.
- Klik "Finish" dan Anda akan diarahkan ke halaman indeks menu Kontak.
