Halaman ini sedang dimuat

Ada yang bisa kami bantu?

Temukan artikel sesuai kebutuhan Anda

Bagaimana Cara Penggunaan Aturan Approval pada Transaksi

Article author
Learning
  • Diperbarui

PENTING!
- Fitur aturan approval hanya dapat diakses untuk paket Enterprise+ dan dapat dibuat sampai empat tingkatan approval.
-Pelanggan dengan Paket Pro dan Enterprise yang ingin menggunakan fitur Approval dapat mengaktifkannya sebagai Add-Ons dengan cara menghubungi tim Support kami di halojurnal@mekari.com atau via live chat.
- Apabila fitur Multi Layer Approval Sales sudah aktif, maka Anda tidak dapat menggunakan Sales tampilan lama kembali.
- Aturan approval hanya mendukung jenis transaksi seperti:
   - Penjualan
      - Penawaran Penjualan
      - Pemesanan Penjualan
      - Penagihan Penjualan
      - Pengiriman Penjualan
      - Pembayaran Penjualan
      - Pembayaran Pesanan Penjualan
      - Pengembalian Penjualan
   - Pembelian dan Biaya    
      - Penawaran Pembelian
      - Pemesanan Pembelian
      - Penagihan Pembelian
      - Pengiriman Pembelian
      - Pembayaran Pembelian
      - Pembayaran Pesanan Pembelian
      - Pengembalian Pembelian
      - Biaya

1. Membuat Transaksi

Apabila Anda ingin menggunakan aturan approval pada transaksi, Anda diharuskan untuk mengaktifkan fitur Aturan Approval terlebih dahulu, klik di sini untuk mengetahui langkah-langkahnya.

Ikuti langkah berikut untuk membuat transaksi menggunakan fitur aturan approval:

1. Buat Transaksi sesuai dengan tipe transaksi yang telah diaktifkan pada Menu Aturan Approval.

A1.png

2. Kemudian isikan informasi transaksi.

A2.png

3. Dan klik “Buat”.

A3.png

4. Maka transaksi akan tersimpan sebagai Draf.

A4.png

5. Klik icon komentar untuk menuliskan komentar terhadap transaksi.

A5.png

6. Selanjutnya akan muncul tampilan seperti berikut, isikan komentar dan klik “Submit” untuk mengirimkan komentar.

A6.png
Notes: 
- Komentar yang telah Anda Submit, tidak bisa di hapus.
- Komentar yang Anda telah Anda kirimkan, akan diterima juga oleh Approver melalui email.
- Anda sudah tidak bisa menuliskan komentar, apabila transaksi Anda telah di approve oleh approver. 

7. Klik icon jam untuk melihat Approval Log.

8. Maka akan muncul tampilan berupa informasi approver serta status approval-nya.

A8.png

Notes: Approval logs akan menampilkan:
- Sekarang ada di tingkat berapa approval transaksi ini >> posisi tingkatan approval untuk transaksi.
- Siapa saja approver di tingkat ini >> Nama Approver setiap tingkatan.
- Siapa yang sudah dan belum meng-approve transaksi ini >> Nama Approver yang sudah dan belum melakukan approval.

Demikian cara membuat transaksi menggunakan fitur approval.

2. Mengubah Transaksi

Ikuti langkah berikut untuk mengubah transaksi yang menggunakan fitur aturan approval:

1. Masuk ke Menu Transaksi yang Anda telah buat transaksinya.

2. Klik tab Membutuhkan Persetujuan dan klik transaksi yang ingin Anda ubah.

B2.png

PENTING!
- Transaksi yang masih dalam status draft dapat diubah. Namun, ini akan melewati Aturan Approval kembali. Hal Ini bertujuan apabila nilai transaksi berubah dan match ke aturan yang lain, yang menyebabkan approver-nya berbeda.
- Hal ini berlaku juga pada transaksi yang sudah berada pada tingkat approval kedua, maka ada kemungkinan kembali ke tingkat approval pertama apabila match dengan aturan lain.
- Transaksi yang sudah di approved dapat diubah kembali oleh pengguna dengan role List Manager dan tidak akan dilewati Aturan Approval lagi. Maka dari itu, bagi Anda dengan wewenang List Manager, harap teliti ketika akan melakukan perubahan pada transaksi.

3. Kemudian klik “Ubah” untuk mengubah informasi transaksi.

B3.png

4. Dan klik “Update Penagihan Penjualan” untuk menyimpan perubahan pada transaksi penjualan.

B4.png

Demikian cara mengubah transaksi yang menggunakan fitur aturan approval.

3. Approve Transaksi

Ikuti langkah berikut untuk menyetujui transaksi yang menggunakan fitur aturan approval:

1. Apabila Anda berada dalam jalur approval, Anda akan mendapatkan notifikasi berupa email, seperti berikut.

C1.png

Notes: Apabila terdapat transaksi dengan status draft, sistem Jurnal akan secara otomatis mengirimkan notifikasi melalui email kepada:
- Pembuat transaksi.
- Semua Approvers di tingkat pertama. Jika approvers pada tingkat pertama sudah selesai melakukan approval, maka email notifikasi selanjutnya akan di kirimkan ke semua approvers pada tingkat kedua dan begitu seterusnya.

2. Kemudian untuk mengakses transaksi Anda dapat klik “Lihat transaksi” pada email atau masuk ke Jurnal dan klik tab Menunggu Persetujuan pada menu transaksi yang ingin Anda setujui.

C2.png

3. Klik "Approve" untuk menyetujui transaksi.

C3.png

4. Klik icon jam untuk melihat Approval Logs serta status approval terupdate.

C4.png

5. Klik icon komentar untuk melihat dan menuliskan komentar terhadap transaksi.

C5.png

6. Apabila transaksi sudah disetujui oleh semua Approver, maka status transaksi akan mengikuti kondisi transaksi saat itu (Open/Paid/Partial/Overdue, tergantung kondisi transaksi saat sudah selesai di approved) dan akan berpindah tab, sesuai dengan kelompok formulir yang dibuat.

C6.png

7. Dan pembuat transaksi akan menerima notifikasi pada email seperti berikut.

C7.png

Demikian cara menyetujui transaksi menggunakan fitur aturan approval.

 

 

Bagikan artikel ini

Punya saran dan komentar untuk artikel ini?

Bantu kami meningkatkan kualitas dari guidebook kami dengan mengisi form