Halaman ini sedang dimuat

Panduan pengguna Mekari Jurnal

Temukan artikel panduan sesuai kebutuhan Anda

Bagaimana Cara Membuat Pro Forma Pemesanan Penjualan

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Fitur Faktur Pro Forma adalah fitur yang disediakan untuk membantu perusahaan dalam melakukan proses penagihan secara bertahap atau untuk memecah sebuah faktur penjualan menjadi beberapa faktur pro forma penjualan dan penerimaan pembayaran dapat dilakukan secara cicilan sesuai nilai faktur pro forma.

Selain dapat membuat faktur pro forma melalui penagihan penjualan, saat ini Anda juga dapat membuat faktur pro forma melalui pesanan penjualan. Anda dapat melakukan penagihan kepada pelanggan lebih cepat dengan membuat faktur pro forma melalui formulir pesanan penjualan yang sudah dibuat sebelumnya.

Fitur ini umumnya digunakan untuk praktik bisnis yang melibatkan sistem pembayaran uang muka dan angsuran. Selain itu, dapat juga digunakan untuk keperluan penagihan terhadap proyek yang baru diselesaikan sebagian. Anda dapat langsung menagihkan penyelesaian sebagian proyek tersebut dengan membuat faktur pro forma nya. Fitur ini umumnya digunakan untuk praktik bisnis yang melibatkan sistem

Penting
Fitur ini otomatis tersedia pada paket Enterprise+. Jika Anda pengguna paket Pro atau Enterprise dan tertarik untuk menggunakan fitur ini, terdapat dua opsi yang bisa dipilih:
- Upgrade paket ke Enterprise+ dan nikmati fitur premium lainnya.
- Atau apabila Anda hanya ingin menggunakan fitur ini, Anda dapat berlangganan satuan. Hubungi tim account manager Jurnal untuk informasi lebih lanjut, dengan klik disini.

Contoh Kasus Penggunaan Fitur Faktur Pro Forma:
  • Transaksi penjualan dengan pelanggan sesungguhnya belum terjadi, tetapi perusahaan menagih uang muka atas transaksi tersebut, maka perusahaan dapat menggunakan faktur pro forma untuk menagih ke pelanggan.
  • Kontraktor diwajibkan untuk menyelesaikan proyek yang terbagi menjadi beberapa fase dan penagihan kepada pelanggan dilakukan berdasarkan persentase penyelesaian proyek. Penagihan tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan faktur pro forma selama proyek belum diselesaikan. Pelanggan akan tetap menerima tagihan untuk nama proyek yang sama, tetapi penagihannya dibagi menjadi beberapa fase sesuai persentase penyelesaian proyek.
  • Ada kontrak penjualan yang menetapkan bahwa jatuh tempo pelunasannya dibagi secara bertahap hingga pembeli menerima penuh seluruh barang/jasa yang dibeli. Perusahaan dapat menggunakan pro forma untuk memecah sebuah faktur penjualan menjadi beberapa faktur pro forma yang ditagih secara bertahap.

1. Membuat Pro Forma Invoice dari Pesanan Penjualan

Untuk membuat Pro Forma Invoice dari Pesanan Penjualan, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:

  1. Klik menu “Penjualan”, lalu pilih tab “Pesanan Penjualan”. kemudian klik Nomor Sales Orderyang akan dibuat faktur pro forma nya.
  2. Anda akan diarahkan ke halaman formulir “Pemesanan Penjualan” seperti berikut.
  3. Pada bagian bawah formulir, klik “Tindakan” lalu pilih “Buat pro forma order”.

    - Anda dapat membuat dan melihat Pro Forma apabila Anda diundang sebagai owner/ sales dan diberikan akses ultimate.
    - Jika Anda sebagai akuntan, Anda hanya dapat melihat Pro Forma.

  4. Isikan Informasi Pro Forma Invoice seperti gambar di bawah ini, lalu klik “Buat”.

    - Anda dapat membuat Pro Forma Invoice untuk sisa tagihan dengan syarat tidak melebihi total faktur.
    - Pada bagian ini Anda dapat mengubah tanggal, kuantitas, diskon per baris, dan diskon per total serta dapat juga menambahkan memo seperti gambar di atas.
    - Anda tidak dapat mengubah harga/produk dan pajak. Ketika membuat faktur pro forma untuk project tertentu yang kuantitas di sales order nya “1” Anda dapat melakukan penyesuaian kuantitasnya sesuai dengan persentase project yang sudah diselesaikan.
    - Di bagian atas terdapat card “Master Invoice” yang akan dibuat faktur pro forma nya. Setiap kali Anda membuat faktur pro forma, card nya akan bertambah. Sehingga Anda dapat melihat faktur pro forma yang sudah Anda buat lebih detail.

  5. Dengan demikian, formulir Pro Forma Invoice yang dibuat akan menjadi seperti ini.

    - Faktur pro forma tidak dapat dibuat dari formulir pembayaran.
    - Setelah membuat faktur pro forma, pengguna tidak lagi dapat menerima pembayaran dari tingkat faktur utama.
    - Pada pro forma invoice, tidak terdapat jurnal entry.

  6. Jika Anda ingin melihat riwayat Pro Forma Invoice, klik “Nomor Sales Order pada tab pesanan penjualan di menu Penjualan. Lalu klik tab "Proforma order" maka, riwayat proforma order akan muncul di bagian bawah halaman.

2. Mencatat Terima Pembayaran Pro Forma

Untuk mencatat terima pembayaran dari Pro Forma Invoice, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini.

  1. Klik menu “Penjualan”, lalu pilih tab “Pesanan Penjualan”. Lalu klik Nomor Sales Orderyang akan Anda catat terima pembayaran faktur pro forma nya.

  2. Anda akan diarahkan ke halaman formulir “Pemesanan Penjualan”. Pada tab pesanan penjualan di menu Penjualan. Riwayat Proforma Order akan muncul di bagian bawah halaman.
  3. Kemudian klik “Nomor ProForma Invoice yang akan dicatat penerimaan pembayarannya.
  4. Pada halaman Pro Forma Invoice, klik “Tindakan” lalu pilih “Terima Pembayaran”.

    Pelanggan akan membayar berdasarkan faktur tertagih (faktur pro forma) tanpa pembayaran sebagian.

  5. Isikan informasi penerimaan pembayaran seperti gambar berikut, lalu klik “Tambah DP”.

    Pada formulir "Add Deposit" Anda masih dapat menambahkan pajak.

  6. Dengan demikian, formulir Sales Order Payment statusnya akan menjadi “Lunas”.

  7. Anda dapat melihat riwayat pembayaran pada formulir “Proforma Invoice” dengan klik tab “Pembayaran”.

  8. Selain itu, riwayat pembayaran dapat juga Anda lihat pada formulir “Pemesanan Penjualan” bagian bawah halaman.

3. Membuat Faktur Penjualan dari Pro Forma Invoice

Setelah mencatat terima pembayaran faktur pro forma, Anda dapat membuat faktur penjualan dari faktur pro forma tersebut dengan mengikuti langkah-langkah berikut.

  1. Masuk ke menu “Penjualan”.
  2. Lalu pilih tab “Pesanan Penjualan”. Kemudian pilih Sales Order yang faktur pro forma nya akan dibuat menjadi faktur penjualan, lalu klik “Nomor Sales Order”.

  3. Pada bagian bawah halaman klik “ProForma Orders”, lalu klik “Nomor Pro Forma Invoice yang akan dibuat faktur penjualannya.

    - Anda hanya dapat membuat faktur penjualan untuk pro forma Invoice yang statusnya sudah "paid".
    - Untuk Sales Delivery Anda dapat membuatnya melalui Sales Order sesuai dengan kuantitas yang akan ditagihkan di dalam pro forma invoice nya.

  4. Kemudian scroll ke bawah, klik “Tindakan”, lalu pilih “Buat Invoice” pada halaman Proforma Invoice.
  5. Anda sudah tidak dapat mengubah informasi apapun pada halaman “Buat Penagihan Penjualan” ini. Faktur penjualan yang Anda buat akan sesuai dengan faktur pro forma nya. Anda dapat langsung menyimpan dengan klik “Buat”.

    Faktur penjualan yang terbentuk akan otomatis berstatus "Lunas".

4. Melihat dan Mencetak Faktur Pro Forma

Anda dapat mencetak dan melihat Pro Forma Invoice dalam format pdf. Ikuti langkah-langkah berikut apabila Anda ingin mencetak dan melihat Pro Forma Invoice:

  1. Klik menu “Penjualan”, lalu pilih tab “Pesanan Penjualan”. Kemudian pilih Sales Order yang faktur pro forma nya akan dibuat menjadi faktur penjualan, lalu klik “Nomor Sales Order”.

  2. Pada bagian bawah halaman klik “ProForma Orders”, lalu klik “Nomor Pro Forma Invoice yang akan dilihat dan dicetak.
  3. Kemudian scroll ke bawah, klik “Cetak & lihat”, lalu pilih “Lihat template” pada halaman Proforma Invoice.
  4. Anda dapat melihat tampilan invoice yang sudah disediakan oleh jurnal seperti gambar di bawah ini. Klik “Preview PDF” jika Anda ingin melihat lebih detail template tersebut.
  5. Maka tampilan faktur akan tercetak seperti gambar di bawah ini.

Anda pengguna paket Pro atau Enterprise dan belum berlangganan fitur ini? Hubungi tim Jurnal untuk berlangganan fitur ini.

 

Bagikan artikel ini

Punya saran dan komentar untuk artikel ini?

Bantu kami meningkatkan kualitas dari guidebook kami dengan mengisi form