Halaman ini sedang dimuat

Panduan pengguna Mekari Jurnal

Temukan artikel panduan sesuai kebutuhan Anda

Bagaimana Cara Mengimpor Penawaran Penjualan

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada Jurnal, Anda dapat mengimpor data penawaran penjualan dengan menggunakan template Jurnal atau menggunakan template sendiri. Data penawaran yang diimpor mencakup nama pelanggan, tanggal penawaran hingga harga barang. Namun untuk menikmati fitur ini, Anda harus berlangganan paket Enterprise.

1. Menggunakan Template Jurnal

Cara untuk mengimpor data penjualan adalah.

Penting
Kolom yang bertanda (*) wajib diisi. Jika satu kolom yang bertanda (#) diisi, maka kolom lain yang bertanda (#) juga harus diisi. Jika Anda tidak ingin mengisikannya, kolom tersebut dapat dikosongkan.

  1. Masuk ke menu Penjualan.
  2. Klik "Impor", lalu pilih Template dari Jurnal.
  3. Klik "Download file template", lalu pilih Penawaran Penjualan.
    mceclip0.png

  4. Isi template yang sudah di unduh.
  5. Untuk cara pengisiannya, kolom bertanda "bintang (*)" wajib diisi, yaitu Customer (nama pelanggan), Quote Date (tanggal faktur), Expire Date (tanggal jatuh tempo), Quote Number (nomor faktur), Product Name (nama produk), Quantity (kuantitas), Unit Price (harga satuan). Untuk penjelasan setiap kolom, terdapat di bagian bawah.
    Image_005.png

  6. Lalu klik "Pilih file" kemudian pilih Penawaran Penjualan.
    Image_018.png

  7. Klik "Impor".
  8. Proses impor Anda sedang berlangsung, Anda akan mendapatkan notifikasi via email setelah proses selesai.
    Image_006.png

Penjelasan detil mengenai kolom-kolom tersebut adalah sebagai berikut:

  • *Customer: Isikan nama Customer Anda (wajib diisi).
  • Email: Isikan email pelanggan (jika ada).
  • Billing Address: Isikan alamat penagihan untuk pelanggan (jika ada).
  • Shipping Address: Isikan alamat pengiriman (jika ada).
  • *Invoice Date, *Due Date, Shipping Date:  Ubah format cell Anda menjadi format tanggal English-Canada (dd/mm/yyyy). Ada beberapa cara mengubah format cellnya menjadi English-Canada, yaitu:
    Cara 1: Pada file Excel Anda, klik kanan pada cellnya dan klik ‘Format Cell’;
    Cara 2: Tekan CTRL+1 pada keyboard Anda (untuk windows) atau CMD+1 (untuk apple) untuk masuk ke halaman format cell. Pilih Date dan ubah format tanggalnya ke English-Canada.
    Cara 3: Pada bagian atas halaman Excel Anda, klik ‘Format Cell’. Kemudian ikuti langkah-langkah seperti pada cara 2.
    Untuk memudahkan pengisian dan menghindari ubahan isi secara otomatis karena format default, gunakan tanda petik satu (‘) sebelum memasukkan tanggal. Contoh: ‘29/01/2016.
  • Ship Via: Isikan jasa pengiriman yang akan digunakan jika barang tersebut akan dikirim (opsional).
  • Customer Ref No: Isikan nomor referensi pelanggan bila diperlukan. Berikan petik satu (‘) di depan nomor. Contoh: ‘9001.
  • Quote Number: jika anda ingin mengisi 1 faktur(invoice) dengan beberapa baris produk, isikan nomor faktur (invoice) dan tanggal yang sama pada beberapa baris produk. Maka secara langsung akan jadi 1 faktur(invoice) saja. Contoh:

    Nama Produk

    Tanggal Invoice

    Nomor Invoice

    Produk A

    '20/01/2016

    '140001

    Produk B

    '20/01/2016

    '140001

    Jika Anda mengisikan tanggal invoice dan nomor invoice yang sama pada beberapa baris produk seperti di atas, maka Produk A dan Produk B akan tergabung dalam 1 nomor invoice 140001.
  • Message: Isikan pesan untuk ditampilkan pada faktur Anda.
  • Memo: Isikan keterangan untuk ditampilkan pada laporan penjualan Anda.
  • Product Name: Isikan nama produk yang akan tercetak pada faktur (invoice) penjualan Anda. Jika produk sudah tercatat pada Jurnal, pastikan Anda mengetikan nama produk sesuai dengan yang tercatat pada Jurnal (spasi dan huruf besar/kecil harus sama). Jika tidak sesuai, maka sistem akan mencatatnya sebagai produk baru dan akan ditambahkan pada daftar produk.
  • Description: Isikan deskripsi mengenai produk (bila diperlukan).
  • *Quantity: Isikan jumlah barang yang terjual. Jika jumlah barang Anda dalam format decimal, gunakan titik (.) sebagai pemisah. Contoh: 12.5. (wajib diisi).
  • Unit: Isikan unit dengan satuan unit produk yang dibeli atau dijual. Contoh: Pcs, Lusin, Box.

    - Pastikan satuan unit sudah ada di produk.
    - Jika Anda mengimpor produk dan unit yang belum ada di Jurnal, maka sistem akan secara otomatis membentuknya menjadi produk dan unit baru.
    - Informasi yang dimasukan dalam template ini tidak bersifat case sensitif.
    Contoh: Pada informasi Produk A, satuan tercatat dengan unit "Pcs", tetapi Anda melakukan impor data dengan template yang berisi unit "PCS". Dengan demikian, maka transaksi yang tercatat dalam Jurnal akan mengikuti satuan default yang sudah ada lebih dulu, yaitu "Pcs".

  • *Unit Price: Isikan harga satuan produk tersebut (wajib diisi).
  • Product Discount Rate(%): Diisi hanya jika produk diberikan diskon penjualan. Isikan dengan tambahan persentase di bagian belakang angka.
  • Quote Discount (value or %): Diisi hanya jika terdapat diskon penjualan. Isikan dengan nominal atau presentase diskon total penjualan Anda. Pastikan nilai yang dimasukan sudah sesuai.

    Contoh: Pada kolom QuoteDiscount(value or %) jika Anda ingin memasukan nilai dalam bentuk persentase, maka Anda harus memasukkan angka 10% (angka + simbol persen). Jika Anda hanya memasukan angka 10 (tanpa simbol persen), maka penawaran penjualan Anda akan terpotong Rp 10 (Rupiah atau mata uang yang digunakan). Perhatikan ilustrasi berikut ini.
    mceclip2.png

  • Tax Name: Isikan nama pajak yang digunakan untuk setiap produk yang dijual.
  • Tax Rate(%): Isikan persentase pajak jika produk yang dijual dikenakan pajak (jika telah mengisi TaxName). Isikan dengan tambahan persentase di bagian belakang angka.
  • Shipping Fee: Isikan harga jasa pengiriman produk Anda (jika ada).
  • Tags: Isikan tag transaksi untuk mengelompokkan transaksi Anda. Misalnya, Project A. Anda juga dapat mengisikan lebih dari 1 tag dengan memberikan titik koma (;) sebagai pemisah antar tag. Contoh: Project A; Penjualan.
  • WarehouseName: Isikan nama gudang tempat penyimpanan produk.
  • #currencycode: Isikan dengan kode mata uang yang Anda gunakan (IDR atau USD).

2. Menggunakan Template Sendiri

Jika Anda menggunakan template sendiri, ada sedikit perbedaan ketika Anda mengunggah file tersebut (1.Menggunakan Template Sendiri, poin 5).

  1. Sebagai contoh, Anda memiliki template sendiri dimana terdapat data Nama Pelanggan, Nama Produk, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo, Nomor Faktur, Harga, dan Kuantitas. Lihat contoh berikut.
    Image_008.png

  2. Kemudian, Anda dapat mengunggah file tersebut dengan klik menu Penjualan, klik "Import" dan klik "Choose File" untuk mengunggah Anda, lalu klik "Impor".
  3. Anda akan mengisi field-field sesuai dengan nama header kolom di template Anda. Pastikan Anda mengisi kolom wajib seperti Nama Pelanggan, Nama Produk, Tanggal Transaksi, Tanggal Jatuh Tempo, Nomor Faktur, Harga, dan Kuantitas. Lengkapi data lainnya jika diperlukan. Jika sudah, klik "Import" untuk melanjutkan.
    Image_014.png
  4. Lalu Anda akan masuk ke halaman Validasi Data seperti ini. Periksa hasil impornya dan jika sudah benar, klik "Impor" untuk melanjutkan.
    Image_009.png

  5. Maka impor Anda sudah berhasil.
    Image_010.png

Data Impor Lebih dari 50 Baris

  • Apabila Anda mempunyai cukup banyak data yang akan diimpor (lebih dari 50 baris), maka setelah melakukan upload file, layar proses impor Anda akan disembunyikan. Selanjutnya, akan tampil pop-up informasi seperti pada gambar berikut:
    Image_006.png

  • Dengan demikian, Anda dapat melakukan pekerjaan lainnya sambil menunggu proses impor yang sedang berlangsung.

    *Jika data impor tidak mencapai 50 baris, proses impor akan berjalan seperti biasa.
    *Kondisi ini hanya berlaku untuk Tagihan Penjualan (Sales Invoice).

  • Anda dapat memantau status proses impor Anda dari menu Notifikasi atau ikon lonceng yang berada di pojok kanan atas layar.
    mceclip12__1_.png
  • Klik “Status Impor” untuk melihat semua status proses impor Anda.
    mceclip11.png
  • Setelah proses Impor selesai, status impor Anda akan tampil sebagai berikut. Dan klik "Lihat Detail" untuk melihat detil impor yang Anda lakukan.
    mceclip13__1_.png

  • Maka Anda akan diarahkan ke layar Daftar Impor (di menu Daftar Lainnya). Penjelasan lebih lanjut tentang Daftar Impor dapat dilihat di sini.
    Image_011.png

  • Selain itu, Anda juga akan mendapat email notifikasi yang berisi informasi impor Anda. Apabila terdapat data yang tidak berhasil diimpor, Anda juga dapat melihat rinciannya. pada email.
Bagikan artikel ini

Punya saran dan komentar untuk artikel ini?

Bantu kami meningkatkan kualitas dari guidebook kami dengan mengisi form