Pada Jurnal, Anda dapat melakukan impor permintaan pembelian secara langsung menggunakan 2 jenis template berbeda, yaitu menggunakan template Jurnal atau template sendiri. Data penjualan yang dapat diimpor mencakup, faktur pembelian, pemesanan pembelian (E), penawaran pembelian (E) dan permintaan pembelian.

1. Menggunakan Template Jurnal

Cara untuk mengimpor data pembelian adalah sebagai berikut.

Penting
Kolom yang bertanda (*) wajib diisi. Jika satu kolom yang bertanda (#) diisi, maka kolom lain yang bertanda (#) juga harus diisi. Jika Anda tidak ingin mengisikannya, kolom tersebut dapat dikosongkan.

1. Masuk ke menu Pembelian.
2. Klik tombol "Impor".
   
3. Klik Download Template lalu pilih "Permintaan Pembelian" untuk mendownload template Jurnal.
   
4. Buka dan isi template yang sudah didownload. Untuk cara pengisiannya, kolom bertanda * wajib diisi, yaitu Procurement Staff Email (Email staff procurement), Transaction No (nomor transaksi), Transaction Date (tanggal transaksi), Due Date (tanggal jatuh tempo), Urgency level (tingkat urgensi dari permintaan pembelian), Products* (nama produk), Quantity* (kuantitas), . Untuk melihat penjelasan detail setiap kolom, klik di sini.
   
5. Setelah mengisi, upload file Anda seperti di poin 2, klik "Pilih File" lalu pilih Permintaan pembelian.
   
6. Kemudian klik “Impor”
7. Maka impor yang Anda lakukan sedang di proses, Anda dapat klik “Lihat daftar impor” untuk melihat status impor Anda atau “Oke, mengerti” untuk menutup pop up.
   

Penjelasan detail mengenai kolom-kolom tersebut adalah sebagai berikut

1. Procurement Staff: Isikan nama staff procurement Anda.
2. *Procurement Staff Email: Isikan email staff procurement yang terdaftar di Kontak Jurnal.
3. Transaction No: Jika anda ingin mengisi 1 faktur (invoice) dengan beberapa baris produk, isikan nomor faktur (invoice) dan tanggal yang sama pada beberapa baris produk. Maka secara langsung akan jadi 1 faktur (invoice) saja. Contoh:
   

   Nama Produk	Tanggal Invoice	Nomor Invoice
   Produk A	'20/01/2023	'140001
   Produk B	'20/01/2023	'140001

4. Vendor Name: Isikan nama supplier Anda (wajib diisi).
5. *Transaction Date: (tanggal pengiriman): Ubah format cell Anda menjadi format tanggal English-Canada (dd/mm/yyyy).
   Ada beberapa cara mengubah format cellnya menjadi English-Canada, yaitu:
   Cara 1: Pada file Excel Anda, klik kanan pada cellnya dan klik ‘Format Cell’.
   Cara 2: Tekan CTRL+1 pada keyboard Anda (untuk windows) atau CMD+1 (untuk apple) untuk masuk ke halaman format cell. Pilih Date dan ubah format tanggalnya ke English-Canada.
   Cara 3: Pada bagian atas halaman Excel Anda, klik ‘Format Cell’. Kemudian ikuti langkah-langkah seperti pada Cara 2.
   Untuk memudahkan pengisian dan menghindari ubahan isi secara otomatis karena format default, gunakan tanda petik satu (‘) sebelum memasukkan tanggal. Contoh: ‘29/01/2023.
6. Due Date (tanggal pembelian): Isikan tanggal jatuh tempo dari transaksi tersebut.
7. Urgency Level: Isikan level urgensi dari permintaan pembelian barang tersebut. Level urgensi 1 sebagai low dan 3 sebagai high.
8. Related Budget Year: Isikan budget per tahun dari transaksi tersebut.
9. Tags: Isikan tag transaksi untuk mengelompokkan transaksi Anda. Misalnya, Project A. Anda juga dapat mengisikan lebih dari 1 tag dengan memberikan titik koma (;) sebagai pemisah antar tag. Contoh: Project A; Pembelian.
10. *Product: Isikan nama produk yang akan tercetak pada faktur (invoice) penjualan Anda. Jika produk sudah tercatat pada Jurnal, pastikan Anda mengetikan nama produk sesuai dengan yang tercatat pada Jurnal (spasi dan huruf besar/kecil harus sama). Jika tidak sesuai, maka sistem akan mencatatnya sebagai produk baru dan akan ditambahkan pada daftar produk.
11. Description: Isikan deskripsi mengenai produk (bila diperlukan).
12. *Qty: Isikan jumlah barang yang dibeli. Pengisian jumlah barang harus genap, tidak boleh decimal (wajib diisi).
13. Unit: Isikan unit dengan satuan unit produk yang dibeli atau dijual.
    Contoh: Pcs, Lusin, Box.
    - Pastikan satuan unit sudah ada di produk.
    - Jika Anda mengimpor produk dan unit yang belum ada di Jurnal, maka sistem akan secara otomatis membentuknya menjadi produk dan unit baru.
    - Informasi yang dimasukan dalam template ini tidak bersifat case sensitif.
    Contoh: Pada informasi Produk A, satuan tercatat dengan unit "Pcs", tetapi Anda melakukan impor data dengan template yang berisi unit "PCS". Dengan demikian, maka transaksi yang tercatat dalam Jurnal akan mengikuti satuan default yang sudah ada lebih dulu, yaitu "Pcs".
14. Memo: Isikan keterangan untuk ditampilkan pada laporan pembelian Anda.
15. Message: Isikan pesan untuk ditampilkan pada faktur Anda.

2. Menggunakan Template Sendiri

Jika Anda menggunakan template sendiri, ada sedikit perbedaan ketika Anda mengupload file tersebut (1. Menggunakan Template Sendiri, poin 5).

1. Sebagai contoh, Anda memiliki template sendiri di mana terdapat data Nama Staff, Email Staff, No Transaksi, Tanggal Transaksi, Urgensi, Produk, dan Kuantitas. Lihat contoh berikut.
   
2. Kemudian, klik tombol “Impor” pada halaman Pembelian, lalu klik "Pilih File" dan pilih Permintaan pembelian dan klik “Impor”.
   
3. Anda akan mengisi field-field sesuai dengan nama header kolom di template Anda. Pastikan Anda mengisi kolom wajib seperti Nama Supplier, Nama Produk, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo, Nomor Faktur, Cara Pembayaran, Harga, dan Kuantitas. Lengkapi data lainnya jika diperlukan. Jika sudah, klik "Impor" untuk melanjutkan.
   
4. Maka akan muncul pop up seperti berikut. Periksa hasil impornya dan jika sudah benar, klik "Import" untuk melanjutkan.
5. Jika data yang diimpor sudah berhasil, maka akan muncul pop up berikut. Klik "OK" untuk melanjutkan.
   
6. Untuk melihat apakah impor berhasil dilakukan, Anda dapat memeriksa status impor di notifikasi samping atau email pemberitahuan.