Halaman ini sedang dimuat

Panduan pengguna Mekari Jurnal

Pencarian

Artikel panduan mengenai Mekari Jurnal
Video tutorial dan overview produk Mekari Jurnal

Temukan artikel panduan sesuai kebutuhan Anda

Daftar artikel

Penjelasan Mengenai Pembatasan Hak Akses Akun (CoA) berdasarkan Peran Custom dan Pengguna

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Penting
Informasi Ketersediaan Fitur.
Fitur ini tersedia untuk semua pengguna secara umum pada akhir Januari 2024.

Pembatasan hak akses akun (chart of account) bertujuan untuk memberikan pengguna kendali yang lebih baik terhadap akses akun, memastikan bahwa individu yang tepat memiliki tingkat akses yang sesuai.

Berikut adalah beberapa poin penting yang perlu diperhatikan: 

  1. Pengguna dengan peran Pemilik, Ultimate, dan/atau Akuntan memiliki wewenang untuk memberikan pengguna lain akses ke akun tertentu berdasarkan peran custom dan/atau email pengguna.
  2. Pengguna dengan peran Pemilik, Ultimate, dan/atau Akuntan tidak dapat dibatasi aksesnya oleh siapapun. 
  3. Pengguna dengan kombinasi peran custom apapun dengan peran Akuntan, Administrator, dan Pembaca Laporan tidak dapat dibatasi untuk mengakses akun.
  4. Pengguna yang diberikan akses atas akun tertentu dapat melihat rincian akun dan menggunakan akun saat membuat produk, kontak, pajak, dan transaksi. 
  5. Pengguna yang tidak diberikan akses atas akun tertentu tidak dapat melihat rincian akun dan menggunakan akun saat membuat produk, kontak, pajak, dan transaksi. 

Penting
Meskipun pengguna dengan role Pemilik, dan/atau memiliki kombinasi role Ultimate, Akuntan, Administrator, dan Pembaca Laporan tidak di-assign untuk mengakses suatu akun, maka pengguna terkait tetap akan dapat menggunakan akun (CoA) yang bersangkutan. Pelajari lebih lanjut tentang peran default Jurnal di sini.

Anda dapat menetapkan pembatasan hak akses pada akun ketika membuat akun baru maupun ketika mengubah akun. Pada formulir buat dan/atau ubah akun, Anda dapat scroll ke bawah dan melihat konfigurasi dibawah ini.

Anda dapat menetapkan pihak mana yang dapat mengakses akun yang Anda buat dengan memilih:

  1. Semua Pengguna: Jika ingin semua pengguna dapat mengakses dan melihat akun tersebut.
  2. Sebagian Pengguna: Jika ingin pengguna tertentu saja yang dapat mengakses dan melihat akun tersebut. Anda dapat memilih hingga maksimal 50 pengguna.
  3. Peran tertentu: Jika ingin pengguna dengan peran custom tertentu saja yang dapat mengakses dan melihat akun tersebut. Anda dapat memilih hingga maksimal 50 peran custom. Pelajari tentang peran custom di sini.

Berikut hal lain yang harus Anda perhatikan terkait penetapan akses akun:

  1. Secara default, semua akun yang berasal dari impor, API, dan bawaan ketika mendaftarkan perusahaan pertama kali akan ter-assign ke semua pengguna. 
  2. Anda tidak dapat melakukan pembatasan akses untuk akun header/parent.
  3. Akun anak/sub yang sebelumnya dibatasi hak akses nya, yang kemudian diubah menjadi akun header/parent akan ter-reset aksesibilitasnya ke semua pengguna.

Tips

Anda disarankan untuk tidak melakukan pembatasan hak akses terhadap “akun default” yang ditandai dengan simbol gembok+. Hal ini dikarenakan pengguna lain yang memiliki akses untuk mendaftarkan produk/kontak/pajak baru, namun tidak memiliki akses atas akun default, harus memilih opsi akun lain secara manual sebagai pemetaan akun yang baru. Hal ini berpotensi tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Contoh Studi Kasus 

Contoh 1

User A, dengan peran Bankir dan Penjualan memiliki kewajiban untuk mengelola Bank A saja. Dengan pembatasan akses akun ini, berikut hal yang dapat dilakukan oleh User A:

  1. User A hanya dapat membuat penerimaan pembayaran dan pembayaran menggunakan Bank A, dan tidak dapat melihat kas maupun rekening lain yang didaftarkan oleh perusahaan ke Jurnal.
  2. User A masih dapat mengubah transaksi yang telah dibuat oleh pengguna lain yang menggunakan bank lain, misal menambahkan informasi memo/tag/deskripsi/lainnya.
  3. User A dapat melihat informasi nama akun bank lain pada histori pembayaran, jurnal entry transaksi, dan halaman detil transaksi yang telah dibuat pengguna lain, namun tidak dapat masuk ke halaman detil akun yang bersangkutan. 
  4. User A hanya dapat melakukan rekonsiliasi Bank A dan melihat informasi saldo akhir Bank A di halaman Kas & Bank.

Contoh 2

User B dengan peran Biaya memiliki kewajiban untuk mengelola pengeluaran perusahaan, kecuali biaya Gaji, Komisi, dan Bonus. Dengan pembatasan akses akun ini, berikut hal yang dapat dilakukan oleh User B:

  1. User B dapat mencatat seluruh pengeluaran perusahaan, namun tidak dapat memilih opsi biaya Gaji, Komisi, dan Bonus.
  2. User B tidak akan menemukan informasi pengeluaran terkait Biaya Gaji, Komisi, dan Bonus pada laporan pengeluaran.
  3. User B dapat menganalisa pengeluaran tertinggi melalui menu Dasbor Jurnal, namun Biaya Gaji, Komisi, dan Bonus tidak akan diperhitungkan dalam widget dasbor.
  4. User B masih dapat melihat transaksi yang dibuat oleh pengguna lain terkait Biaya Gaji, Komisi, dan Bonus. 
    1. Untuk memastikan informasi ini juga tidak dapat diakses User B, maka Anda dapat menambahkan ‘Limitasi Akses‘ agar User B hanya dapat melihat transaksi yang dibuat oleh dirinya sendiri.
    2. Pelajari cara mengatur wewenang pengguna di sini.

Contoh 3

User C memiliki peran Pergudangan TANPA kombinasi dengan Penjualan, Pembelian, dan/atau Ultimate. User C tidak diberikan otoritas atas akun default penjualan dan pembelian yaitu “Pendapatan” dan “Beban Pokok Pendapatan”. Dengan pembatasan akses akun ini, Ketika User C membuat produk baru secara manual input melalui web Jurnal, maka:

  1. User C hanya dapat melihat opsi “Monitor persediaan barang”
  2. Kolom “Monitor persediaan barang” tidak tercentang secara otomatis. 
  3. Kolom “Akun persediaan” akan otomatis terisi dengan akun default ketika User C mencentang checkbox “Monitor persediaan barang”
  4. Ketika user klik “Simpan” untuk membuat produk baru, maka produk akan berhasil terbuat dengan “Saya jual produk ini” dan “Saya beli produk ini” tercentang otomatis dan berisi akun yang TIDAK dapat diakses oleh User C. 

Khusus pembuatan produk baru secara manual input melalui web Jurnal, peran pergudangan yang TIDAK dikombinasikan dengan peran Ultimate, Pembelian, dan/atau Penjualan akan dikecualikan dalam pembatasan akses. Berikut ilustrasinya.

Peran 1 Peran 2 Checkbox ‘Saya beli produk ini’ Checkbox ‘Saya jual produk ini’ Checkbox ‘Monitor persediaan barang’ Pengecualian Validasi Hak Akses Akun 
Opsi muncul Centang Otomatis Opsi muncul Centang Otomatis Opsi muncul Centang Otomatis
Role: Pergudangan -- TIDAK YA TIDAK YA YA TIDAK YA
Role: Ultimate YA YA YA YA YA TIDAK TIDAK
Role: Penjualan TIDAK TIDAK YA YA YA TIDAK TIDAK
Role: Pembelian YA YA TIDAK TIDAK YA TIDAK TIDAK
Role: Penjualan -- TIDAK TIDAK YA YA YA TIDAK TIDAK
Role: Pembelian -- YA YA TIDAK TIDAK YA TIDAK TIDAK
Role: Penjualan Role: Pembelian YA YA YA YA YA TIDAK TIDAK

- Jika “Opsi muncul” tertera “TIDAK”, maka pengguna tidak dapat melihat informasi “Saya beli produk ini”, “Saya jual produk ini”, dan/atau “Monitor persediaan barang”.
- Jika “Opsi muncul” tertera “YA”, maka pengguna dapat melihat informasi “Saya beli produk ini”, “Saya jual produk ini”, dan/atau “Monitor persediaan barang”. Pengguna juga dapat mengubah status centang menjadi tidak dicentang.
- Jika “Centang otomatis” tertera “TIDAK”, maka checkbox akan otomatis tercentang otomatis dan akun default akan otomatis terisi, meskipun pengguna tidak dapat melihat informasi tersebut.
- Jika “Pengecualian Validasi Hak Akses Akun” tertera “YA”, maka checkbox yang tercentang dan pemetaan akun yang terisi secara otomatis dengan akun yang dibatasi hak akses nya masih dapat diproses oleh Sistem. Hal ini hanya berlaku untuk opsi checkbox yang otomatis tercentang namun tidak dapat dilihat oleh pengguna yang bersangkutan.

Bagikan artikel ini

Punya saran dan komentar untuk artikel ini?

Bantu kami meningkatkan kualitas dari guidebook kami dengan mengisi form

Isi form saran
Diskusikan fitur ini