Berikut peran yang dapat mengubah, menghapus, dan mengarsipkan akun: 

1. Pemilik,
2. Ultimate + List Manager, atau
3. Akuntan + List Manager

A. Mengubah Akun

Anda dapat mengubah informasi akun (CoA), kecuali “kategori akun”, meskipun akun sudah digunakan dalam transaksi dan/atau sudah dipakai sebagai mapping master data seperti produk, kontak, aset, dan pajak. 

Namun, Anda disarankan untuk tidak mengubah informasi akun yang otomatis dibuat dari hasil integrasi dan/atau dari fitur tertentu.

Anda dapat mengubah akun dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Masuk ke menu Daftar akun.
2. Lalu klik "Nama Akun" yang ingin Anda ubah.
   
3. Lalu klik tombol "Tindakan”, dan pilih Ubah akun.
   
4. Maka, Anda dapat mengubah (spesifik) informasi yang diinginkan.
   
   

   - Kategori akun tidak dapat diubah jika akun sudah dipakai di transaksi dan/atau mapping dari master data di Jurnal.
   - Akun dengan ikon gembok+ merupakan akun yang digunakan sebagai default pemetaan akun.
   - Akun dengan ikon gembok merupakan akun yang digunakan sebagai mapping master data dan/atau digunakan pada transaksi.

5. Klik “Simpan perubahan” untuk menyimpan perubahan data akun Anda. Untuk membatalkan perubahan, klik “Batalkan”.

B. Menghapus Akun

Anda dapat menghapus akun (CoA), hanya jika akun tidak digunakan dalam transaksi dan tidak dipakai sebagai mapping master data seperti produk, kontak, aset, dan pajak. 

Anda dapat menghapus akun dengan 2 (dua) cara, yaitu melalui halaman “Daftar akun” (satuan dan massal) dan halaman “Detail akun” (satuan).

Berikut langkah menghapus akun secara satuan dan massal dari halaman daftar akun.

1. Klik menu "Daftar akun".
2. Jika Anda ingin menghapus akun secara massal (bulk), Anda dapat mencentang kotak di sebelah kiri kolom Kunci. Setelah itu, Anda akan melihat tombol “Hapus” di atas tabel daftar akun seperti berikut.
   
3. Jika Anda ingin menghapus semua akun sekaligus, centang checkbox paling atas di samping kiri kolom Kunci. Kemudian, klik "Hapus".
   
   

   - Akun yang bertanda gembok tidak dapat dihapus karena sudah digunakan sebagai pemetaan master data dan/atau telah digunakan dalam transaksi.
   - Akun yang bertanda gembok+ tidak dapat dihapus karena merupakan akun default.

4. Lalu, klik "Yes" untuk mengkonfirmasi penghapusan akun.
   
5. Anda akan melihat rekapan jumlah akun yang berhasil dan gagal dihapus (jika ada).
   
6. Sedangkan jika Anda ingin menghapus akun secara satuan dari halaman detail akun, Anda dapat klik nama akun yang ingin Anda hapus.
   
7. Pada halaman detail akun, klik tombol "Tindakan", dan pilih “Hapus akun”.
   
   
8. Lalu akan muncul pop up informasi berikut. Klik “Hapus” untuk mengkonfirmasi penghapusan akun.
   

C. Mengarsipkan Akun

Anda dapat mengarsipkan akun (CoA), meskipun akun sudah digunakan dalam transaksi dan/atau sudah dipakai sebagai mapping master data seperti produk, kontak, aset, dan pajak, selama saldo akhir akun bernilai 0. 

Biasanya, akun diarsipkan jika relevan digunakan di masa lampau, namun tidak lagi relevan digunakan di masa mendatang. 

Anda dapat mengarsipkan akun dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Klik menu "Daftar akun".
2. Klik nama akun yang akan diarsipkan.
   
3. Klik "Tindakan", lalu pilih “Arsipkan akun”.
   
4. Maka, akun akan berubah menjadi status “Diarsipkan”
   
   

   - Akun yang diarsipkan tidak akan muncul ketika membuat master data dan/atau transaksi baru.
   - Akun yang telah diarsipkan masih dapat Anda lihat pada transaksi lama yang menggunakan akun tersebut.
   - Akun yang telah diarsipkan masih dapat Anda lihat pada halaman laporan.

5. Jika akun ingin Anda gunakan kembali, Anda dapat membatalkan arsip akun dengan klik “Tindakan” dan pilih “Batalkan arsip akun”.
   
6. Maka akun akan kembali menjadi aktif.
   
   

Demikian penjelasan mengenai cara mengubah, menghapus dan mengarsipkan akun. Selanjutnya, pelajari cara melihat detail akun, di sini.