Perusahaan Logistik merupakan Perusahaan yang menyediakan jasa transportasi pengiriman barang dari tempat pengambilan barang ke tempat tujuan. Pada pembahasan ini, akan dibahas contoh transaksi dari Perusahaan Logistik yang menawarkan Jasa Trucking dan Jasa Pengurusan Dokumen

Produk yang ditawarkan adalah.

• Jasa Trucking

  Jasa Sewa Armada untuk pengiriman barang, yang dimana biasanya akan disertai dengan pembebanan Biaya Pengawalan dan Biaya Lain-lain

• Jasa Pengurusan Dokumen

  Jasa Pengurusan Dokumen biasanya akan disertai dengan pembebanan Biaya Lain-lain

Biaya yang digunakan dalam kasus ini hanya diambil sebagian, pada praktiknya jenis Biaya akan lebih bervariasi

Contoh Kasus yang terjadi di perusahaan Logistik

Penjelasan bagan.

• Pada awalnya, Customer akan melakukan pemesanan terhadap Perusahaan berupa Jasa yang dibutuhkan. Dalam proses pemesanan ini akan terjadi kesepakatan mengenai harga dari Jasa yang dipilih dan besaran biaya-biaya yang akan dibebankan.
• Biaya pengawalan biasanya akan dibayarkan ke kapten driver sebelum pengantaran diakukan. Biaya pengawalan ini digunakan untuk memastikan barang sampai di tujuan tanpa kendala.
• Biaya Lain-lain dibayarkan ke kapten driver untuk kebutuhan tak terduga selama perjalanan.
• Setelah proses pengiriman selesai, perusahaan akan mengirimkan Invoice (Penagihan) kepada Customer.
• Pada praktiknya, biaya lain-lain yang dikeluarkan oleh para Driver selama perjalanan akan lebih besar dibandingkan dengan yang sudah diberikan sebelumnya.
  Oleh karena itu, ketika para Driver sudah kembali ke kantor, mereka akan melakukan Reimbursement ke bagian Keuangan.
• Laporan yang dibutuhkan adalah laporan laba rugi yang terpisah antara Produk Jasa Trucking dan Produk Jasa Pengurusan Dokumen

Untuk proses bisnis seperti di atas, tahapan pembukuan di Jurnal dapat dilakukan dalam beberapa langkah berikut:

1. Penambahan Data Master
   a. Penambahan Daftar Akun
   b. Penambahan Data Produk
   c. Penambahan Tag
2. Pencatatan Transaksi
   a. Pemesanan oleh Customer untuk Jasa Trucking
   b. Pencatatan Dana Pengawalan dan Dana Tak Terduga
   c. Mencatat Penagihan kepada Customer ketika Barang Tiba di Tujuan
   d. Mencatat Reimbursement Para Driver
3. Pemisahan Laporan Laba Rugi Jasa Pengiriman dan Pengurusan Dokumen

Langkah 1 : Penambahan Data Master

Sebelum masuk ke Penginputan transaksi, pastikan Anda sudah membuat Daftar Akun, Produk dan Tagging yang dibutuhkan seperti berikut:

a. Penambahan Daftar Akun

Berikut adalah contoh daftar akun yang diperlukan per divisi:

Cara membuat Akun baru:

1. Klik menu "Daftar Akun".
2. Klik tombol "+Buat Akun Baru".
   
3. Isikan nama akun 'Pendapatan Trucking'.
   
4. Pilih kategori Pendapatan.
   
5. Klik "Buat Akun".
   

   Lakukan hal yang sama untuk Contoh Akun-akun yang dibutuhkan lainnya.

b. Penambahan Data Produk

Berikut adalah contoh produk yang akan dibuat di Jurnal:

1. Klik menu "Produk".
2. Klik tombol “+Buat Produk Baru".
   
3. Isikan Nama Produk.
   
4. Pilih tipe produk Single.
   
5. Centang Saya Jual Produk Ini.
   
   
6. Pilih akun ‘Pendapatan Trucking’ untuk Akun penjualan.
   
7. Klik “Simpan” untuk menyimpan.
   

   Lakukan hal yang sama untuk Produk lainnya.

c. Penambahan Tag

Berikut adalah contoh tag yang dibutuhkan untuk mengelompokkan transaksi berdasarkan produk yang ditawarkan: yaitu Trucking dan Pengurusan Dokumen.

1. Klik menu Daftar Lainnya.
2. Dan pilih Kategori Tag.
   
   
3. Klik tombol “Buat tag”.
   
4. Isikan Nama tag dengan ‘Trucking’.
   
5. Klik tombol “Buat” untuk menyimpan tagging yang dibuat.
6. Lakukan hal yang sama untuk semua Jasa yang ditawarkan, sehingga Anda akan memiliki Daftar Tag berupa Nama Jasa yang ditawarkan.
   

Langkah 2 : Pencatatan Transaksi

a. Pemesanan oleh Customer untuk Jasa Trucking

Customer akan melakukan pemesanan terhadap Perusahaan berupa Jasa yang dibutuhkan. Dalam proses pemesanan ini akan terjadi kesepakatan mengenai harga dari Jasa yang dipilih dan besaran biaya-biaya yang akan dibebankan.

Berikut adalah contoh pencatatan transaksi dari pemesanan Jasa Trucking dengan pembebanan biaya berupa Biaya Pengawalan dan Biaya Trucking dengan menggunakan fitur Sales Order.

1. Klik menu "Penjualan".
2. Klik tombol “Buat penjualan baru” lalu pilih Pemesanan Penjualan.
   
3. Pilih Nama Customer, Tanggal Transaksi dan Tag Trucking untuk menandakan bahwa ini adalah transaksi untuk bagian Trucking.
   
4. Masukkan Nama Produk (dalam kasus ini, gunakan produk Jasa Trucking, Biaya Pengawalan dan Biaya Lain-Lain Trucking) dan masukkan harga yang sudah disepakati untuk masing-masing produk.  
   
5. Klik tombol “Buat” untuk menyimpan transaksi.

b. Pemberian Biaya Pengawalan dan Biaya Lain-lain ke Kapten Driver

Biaya Pengawalan dan Biaya Lain-lain biasanya akan dibayarkan ke kapten driver sebelum pengantaran diakukan.

Biaya pengawalan ini digunakan untuk memastikan barang sampai di tujuan tanpa mengalami kendala, sedangkan Biaya Lain-lain dibayarkan ke kapten driver, untuk kebutuhan tak terduga selama perjalanan.

Transaksi ini merupakan transaksi internal perusahaan, karena hanya melibatkan Bagian Keuangan dan Kapten Driver Perusahaan.

Untuk transaksi ini, Anda bisa gunakan fitur Transfer Uang, berikut langkah pencatatan transaksinya.

1. Klik menu "Kas & Bank".
2. Klik tombol “+Buat Transaksi” dan pilih transaksi Transfer Uang.
   
3. Pada kolom ‘Transfer dari’ pilih ‘Kas Kecil’ sebagai sumber dana.
   
4. Pada kolom ‘Setor Ke’ pilih ‘Kas Kapten Driver’ sebagai akun tujuan transfer.
   
5. Isikan nominalnya Rp 200.000.
   
6. Masukkan Tag Trucking.
   
   
7. Klik tombol “Buat Transferan” untuk menyimpan transaksi.

c. Mencatat Penagihan kepada Customer ketika Barang Tiba di Tujuan

Setelah perjalanan untuk pengiriman selesai atau Barang Customer sudah sampai ke tujuan, maka Perusahaan akan membuat penagihan ke Customer dengan mengirimkan invoice.

Invoice bisa dibuat dengan langkah berikut:

1. Klik menu "Penjualan".
2. Klik Tab "Pemesanan Penjualan".
   
3. Pilih Nomor Sales Order yang akan ditagihkan.
   
4. Klik "Buat Penagihan".
   
5. Setelah muncul tampilan Invoice, kemudian isikan Tanggal Penagihan dan klik "Buat" untuk menyimpan transaksi.

d. Mencatat Reimbursement Para Driver

Besarnya Biaya Lain-lain yang dikeluarkan oleh para Driver selama perjalanan akan lebih besar dibandingkan dengan yang sudah diberikan sebelumnya. Oleh karena itu, ketika para Driver sudah kembali ke kantor, mereka akan melakukan Reimbursement ke bagian Keuangan. Transaksi ini merupakan transaksi pemberian selisih Biaya Lain-lain selama perjalanan kepada Driver. Untuk Transaksi ini, Anda bisa menggunakan fitur “Jurnal Umum”.

Transaksi bisa dilakukan dengan langkah berikut.

1. Klik menu “Daftar Akun”.
2. Klik tombol “+Buat Jurnal Umum”.
   
3. Masukkan tanggal transaksi.
   
4. Jangan lupa masukkan Tag Trucking.
   
   
5. Untuk transaksi ini, buat jurnal seperti berikut :
   DR Beban Lain-lain Trucking 250.000(Total Biaya Lain-lain)
   DR Beban Pengawalan Trucking 300.000 (Total Biaya Pengawalan)
   CR Kas Kapten Driver (Kredit) 500.000 (nominal biaya yang sudah diberikan sebelumnya)
   CR Kas Kecil (Kredit) 50.000 (Nominal kekurangan/Reimbursement)
   
6. Klik “Buat Jurnal Umum” untuk menyimpan transaksi.

Langkah 3: Pemisahan Laporan Laba Rugi Jasa Pengiriman dan Pengurusan Dokumen

Untuk memisahkan laporan per Jasa yang ditawarkan, Anda bisa menggunakan fitur Tag. Berdasarkan langkah di atas, semua transaksi dipisahkan berdasarkan Tag. Untuk membuka laporan Laba Rugi per Jasa yang ditawarkan, Anda bisa mengikuti langkah berikut:

1. Klik menu "Laporan", lalu pilih Laba Rugi.
2. Pilih periode laporan laba rugi yang akan ditampilkan. Contoh tanggal 23 November 2023.
   
3. Klik “Filter lebih lanjut” untuk memunculkan informasi tag.
   
4. Pilih nama tag seperti berikut.
   
5. Setelah klik tombol “Filter”, maka selanjutnya akan muncul laporan Laba Rugi dari jasa Trucking, seperti berikut ini.