Perkembangan teknologi penjualan tidak lagi hanya offline melainkan banyak penjual memilih untuk berjualan secara online yang dinilai sangat efektif dan efisien bagi sisi penjual dan pembeli. Keuntungan apabila melakukan penjualan secara online yaitu dapat menghemat biaya operasional, jangkauan bisnis yang sangat luas, transaksi jual beli lebih mudah dan cepat dll. Sarana penjualan secara online dapat melalui media sosial, web atau e-commerce.

Pada studi kasus ini Anda akan mempelajari langkah-langkah praktis yang tepat untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh online shop menggunakan media e-commerce. Online shop pada pembahasan ini menjual produk pakaian.

Contoh kasus yang terjadi di online shop:

Pada umumnya penjual akan membeli produk dari supplier, produk tersebut akan menambahkan stok barang yang kemudian akan dijual di e-commerce. Apabila ada penambahan stok produk Anda perlu mencatat di Jurnal. Setelah itu penjual melakukan penawaran di berbagai e-commerce, apabila ada pesanan dari pelanggan penjual segera mengemas dan melakukan pengiriman pesanan. Apabila pelanggan sudah menerima produk yang dipesan pelanggan biasanya mengkonfirmasi pesanan diterima sehingga dana akan dicairkan oleh pihak e-commerce ke akun sementara. Penjual dapat mencairkan dana atas penjualan tersebut ke akun bank dengan proses 1x24 jam

Berikut adalah flowchart dari siklus penjualan online shop:

 

Proses bisnis seperti diatas, tahapan pembukuan di jurnal dapat dilakukan dalam beberapa langkah berikut:

Langkah 1: Penambahan Data Master

1. Penambahan Kontak
2. Penambahan Daftar Produk Pakaian
3. Penambahan Kuantitas Awal Produk
4. Penambahan Stok Produk
5. Penambahan Akun

Langkah 2: Pencatatan Transaksi

1. Membuat Faktur Penjualan
2. Terima Pembayaran yang Ditampung di Akun Sementara
3. Mencairkan Dana dari Akun Sementara ke Akun Bank
   

   Pastikan saat anda membuat perusahaan pilih industri perusahaan retailer/ penjual online/ marketplace

Langkah 1 : Penambahan Data Master

Sebelum masuk ke Penginputan transaksi, pastikan Anda sudah menambahkan daftar produk, daftar kontak dan daftar yang dibutuhkan, seperti berikut:

1. Penambahan Kontak

Contoh

Daftar kontak pelanggan Mini.Shop di E-Commerce sebagai berikut:
- Shopee
- Tokopedia
 
Langkah-langkah menambahkan daftar kontak:

1. 1. Klik menu “Kontak”.
      
   2. Pilih “Buat kontak”.
      
      
   3. Isikan informasi Kontak.
      
      

      Lakukan hal yang sama untuk menambahkan kontak lainnya

   4. Apabila informasi sudah dilengkapi, klik “Simpan”.

2. Penambahan Produk

Contoh

Online Shop yang bergerak di bidang jual pakaian memiliki produk sebagai berikut:
- Kemeja Wanita
- Kaos Unisex
- Celana Jeans

Apabila Anda ingin menambahkan produk secara manual klik di sini untuk informasi lebih lanjut. Langkah-langkah menambahkan daftar produk dengan cara impor dengan cara mengekspor data dari e-commerce yang nantinya dapat Anda mapping ke template yang ada di Jurnal: 

1. 1. Masuk ke menu “Produk”.
   2. Klik tombol “Impor”.
      
   3. Lalu, pilih “Produk baru”.
      
   4. Upload CSV template, lalu klik “Pilih File” dan klik "Lanjutkan".
      
      

      - Anda perlu mengaktifkan Monitor Persediaan Barang karena sistem Online Shop ini memiliki stok persediaan barang dagang.
      - Apabila Anda mengekspor data dari e-commerce, Anda dapat langsung upload. Namun, bagi Anda belum memiliki template dapat klik “Download Template”.
      - Lengkapi data yang terdapat CSV Template sesuai dengan deskripsi produk.

   5. Maka, sistem akan memproses pengimputan data produk Anda secara otomatis.
      

3. Penambahan Kuantitas Awal

Apabila Anda sudah menambahkan produk, Anda dapat mencatat kuantitas awal produk pada Jurnal sesuai dengan jumlah produk yang ada di E-commerce. Dalam kasus ini produk Tas Laptop dengan kuantitas awal pada tanggal 01/11/2023 sebanyak 100 Pcs. Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk mencatat kuantitas awal produk pada Jurnal:

1. 1. Klik pada nama produk.
      
   2. Pada tampilan produk klik “Tindakan”, lalu pilih Sesuaikan stok (stock opname).
      
       
   3. Lengkapi informasi rincian penyesuaian stok.
      
      

      - Kategori penyesuaian dan akun pilih “Kuantitas Awal”.
      - Masukkan tanggal 01/11/2023.
      - Input jumlah sebenarnya produk sekarang ini

   4. Setelah itu klik “Simpan”.
   5. Berikut tampilan yang terbentuk setelah melakukan penambahan kuantitas awal.
      

4. Penambahan Stok Produk

Dalam kasus ini terjadi penambahan stok produk di semua E-Commerce misalnya produk jeans sebanyak 50 pcs.Anda dapat melakukan pencatatan di Jurnal dengan ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. 1. Masuk ke menu “Produk”.
      
   2. Lalu, pilih salah satu nama produk yang akan ada penambahan stok.
      
   3. Klik “Tindakan” lalu pilih "Sesuaikan stok (stock opname)".
      
   4. Isikan informasi penyesuaian stok:
      

      Pilih tipe penyesuaian stok masuk/keluar dan input jumlah penambahan di tab jumlah penyesuaian sehingga kuantitas akan bertambah.

   5. Apabila informasi sudah dilengkapi, klik “Simpan”.

5. Penambahan Akun

Penjualan di e-commerce biasanya dana dari pelanggan atas penjualan biasanya akan ditampung di akun sementara sebelum di cairkan ke rekening bank.Misalnya: Penjualan di e-commerce Shopee akan ditampung ke akun Shopee pay sedangkan penjualan di e-commerce Tokopedia akan ditampung ke akun dompetku.Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat akun sementara di Jurnal:

1. Klik menu “Daftar Akun”.
2. Lalu, klik “+Buat Akun Baru”.
   
    
3. Isikan informasi untuk akun baru,
   

   Lakukan hal yang sama untuk membuat akun lainnya, informasi lebih lanjut untuk membuat akun klik link ini.

4. Apabila informasi sudah dilengkapi, klik “Buat Akun”

Langkah 2: Pencatatan Transaksi

Apabila Anda melakukan pembelian ke supplier untuk memperoleh stok persedian penjualan, Anda dapat melihat informasi lebih lengkap pada link ini.

Setelah itu, Anda dapat mengekspor data penjualan dari E-commerce lalu dapat Anda catat pada Jurnal untuk penagihan penjualan dengan cara impor. Dalam pencatatan di Jurnal untuk setiap transaksinya ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Membuat Faktur Penjualan

Apabila Anda sudah menarik daftar transaksi penjualan di e-commerce Anda dapat mencatat di Jurnal dengan cara impor. Selain itu pada Jurnal dapat mengimpor transaksi penjualan dari tokopedia untuk informasi lebih lanjut klik link ini.
Ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk pencatatan di Jurnal:

1. 1. Klik menu “Penjualan”.
   2. Lalu klik Impor, setelah itu pilih “Template dari Jurnal”.
      
      

      Apabila Anda menggunakan Hello Bill, Anda pilih Template dari Aplikasi Lain.

   3. Jika Anda belum memiliki template klik Download Template pilih Sales Invoice.
      
   4. Lengkapi informasi pada excel yang sudah Anda download.
      
      

      Tabel bertanda bintang (*) wajib untuk dilengkapi, sedangkan tabel bertanda pagar (#) berarti informasi tersebut saling berkaitan.

   5. Setelah itu, upload data tersebut, klik “Upload File”.
      
   6. Pilih file yang akan di Upload, lalu klik “Impor”.
   7. Setelah itu, akan muncul ke validasi data, lalu klik “Impor”.
      

      Informasi lengkap untuk impor data Anda dapat mempelajari pada link ini.

   8. Apabila data penjualan sudah di impor akan muncul di tab faktur penjualan.
      

      Status pembayaran Paid yang nantinya akan tertampung pada akun sementara yaitu shopeepay dan dompetku.

2. Terima Pembayaran yang Ditampung di Akun Sementara

Setelah Anda menginput faktur penagihan, dana akan langsung terotomatisasi masuk ke akun sementara. Anda dapat mentrack di Jurnal jumlah saldo yang belum dicairkan.
Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk melihat saldo pada akun sementara di Jurnal:

1. Klik menu “Kas & Bank”.
2. Pilih akun sementara seperti Shopepay.
   
3. Berikut rincian dana yang tertampung di akun sementara.
   

3. Mencairkan Dana dari Akun Sementara ke Akun Bank

Penerimaan pembayaran atas penjualan pada umumnya akan masuk ke akun sementara, setelah itu penjual dapat mencairkan dana tersebut ke akun bank yang pada umumnya akan diproses 1x24 jam. Berikut langkah-langkah pencatatan di Jurnal apabila mencairkan dana dari akun sementara ke akun bank:

1. Klik menu “Kas & Bank”.
   
2. Klik “+Buat Transaksi”, lalu pilih “Transfer Uang”.
   
3. Isikan informasi Transfer Uang seperti transfer dari, setor ke, jumlah yang akan di transfer dan tanggal transaksi.
   
   

   Pada kolom jumlah Anda dapat menginput jumlah nominal yang akan dicairkan.

4. Apabila informasi sudah dilengkapi, klik “Buat Transferan”.