Kasbon adalah suatu fasilitas yang diberikan perusahaan kepada karyawannya untuk mengambil sebagian gaji yang akan diterimanya terlebih dahulu. Kemudian, di akhir bulan gaji karyawan tersebut akan dipotong sesuai dengan jumlah kasbon yang ada.
Berikut langkah-langkahnya.
1. Membuat Akun “Pinjaman Karyawan”
Untuk mencatat transaksi kasbon, Anda dapat membuat akun baru, yaitu “Pinjaman Karyawan” dengan kategori akun “Piutang”.
Berikut langkahnya.
- Masuk ke menu Daftar Akun, lalu klik tombol “+Buat Akun Baru”.
- Isikan Nama dengan Pinjaman karyawan dan ubah kategori akun menjadi Piutang.
- Klik "Buat Akun" untuk menyimpan.
2. Mencatat Nama Karyawan yang Mengajukan Kasbon
Catat nama karyawan yang mengajukan kasbon sebagai dengan tipe kontak "Karyawan" di Jurnal dengan langkah berikut.
- Masuk ke menu Kontak, klik tombol “Buat kontak”.
- Isikan Nama dan Tipe kontak.
- Pada Pemetaan Akun, ubah akun Piutang menjadi Pinjaman Karyawan.
- Klik "Simpan".
- Dengan demikian, jumlah kasbon karyawan Anda dapat terpantau pada menu Kontak.
3. Mencatat Transaksi Kasbon
Ketika karyawan mengajukan Kasbon, catat sebagai Kredit Memo pada menu Kontak, dengan langkah berikut :
- Masuk ke menu Kontak.
- Pilih tab Karyawan dan klik pada nama karyawan yang mengajukan kasbon.
- Klik tombol “Buat Transaksi”, lalu pilih Debit Memo.
- Isikan informasi transaksi seperti tanggal transaksi, akun sumber pembayaran dan nominal kasbon.
- Lalu klik "Buat" untuk menyimpan.
- Jurnal Entry yang terbentuk adalah seperti berikut.
- Anda dapat memantau jumlah kasbon karyawan dengan masuk ke menu Kontak, pilih tab Karyawan kemudian klik pada nama karyawan.
- Masuk ke tab Transaksi, Anda dapat melihat bahwa saldo kasbon karyawan Anda telah tercatat sebagai saldo debit memo.
4. Mencatat Pembayaran Gaji dan Pelunasan Kasbon
Pada saat pembayaran gaji, buat transaksi pengeluaran melalui menu Biaya dan pengembalian debit memo melalui menu Kontak.
- Catat transaksi pembayaran gaji, dengan masuk ke menu Biaya lalu klik “+Buat Biaya Baru”.
- Isikan informasi transaksi Biaya seperti pada gambar berikut.
- Bayar dari: Pilih akun kas/bank yang digunakan untuk membayar gaji.
- Penerima: Pilih nama karyawan.
- Tanggal transaksi: Masukkan tanggal pembayaran gaji.
- No Biaya: Masukkan nomor transaksi.
- Akun biaya: Pilih akun “Gaji”.
- Jumlah: Masukkan nominal gaji karyawan (gaji penuh belum dipotong kasbon).
- Klik "Buat Biaya Baru".
- Jurnal Entry yang akan terbentuk pada transaksi ini adalah sebagai berikut.
- Selanjutnya, untuk mengakui pelunasan kasbon, masuk ke menu Kontak.
- Pada tab Karyawan, klik pada nama karyawan yang melakukan kasbon.
- Masuk ke tab Transaksi.
- Pada transaksi Debit Memo, klik pada tombol "Tindakan" dan pilih Pengembalian debit memo.
- Lengkapi informasi pada form Pengembalian Debit Memo seperti gambar berikut.
- Setor ke: Masukkan akun tipe Kas/bank yang sama dengan akun kas/bank pada pembayaran gaji.
- Tanggal: Masukkan tanggal yang sama dengan pembayaran gaji.
- No Transaksi: Isikan nomor transaksi.
- Jumlah pengembalian: Masukkan nominal kasbon yang akan memotong gaji.
- Klik tombol “Buat Pengembalian Debit Memo” untuk menyimpan.
- Jurnal yang akan terbentuk pada transaksi ini adalah sebagai berikut.
5. Melakukan Rekonsiliasi Bank terkait Transaksi Kasbon
Untuk mencocokkan transaksi pembayaran gaji dan pengembalian kasbon yang telah dibuat pada Jurnal dengan yang tercatat pada mutasi rekening Bank, Anda dapat melakukannya dengan cara berikut.
- Masuk ke menu Kas dan Bank.
- Klik nama akun bank.
- Klik tab "Rekonsiliasi".
- Klik tombol “Cari & Cocokkan” pada kolom transaksi Jurnal untuk mencocokkannya dengan mutasi rekening.
- Centang “Lihat Pemasukkan”.
- Pilih transaksi Expense (Pembayaran Gaji) dan Debit Memo Refund (Pengembalian Debit Memo) seperti gambar di bawah ini.
- Setelah itu, klik "Save and Reconcile" untuk menyimpan. Transaksi Anda di Jurnal akan otomatis terrekonsiliasi dengan mutasi rekening.