Pada studi kasus ini Anda akan mempelajari langkah-langkah praktis yang tepat untuk mencatat transaksi yang dilakukan dengan sistem reimbursement.
Heavy Industrial Co. bergerak di bidang perdagangan alat-alat berat. Perusahaan menerapkan sistem reimbursement untuk pembayaran ongkos kirim atas penjualan kepada pelanggannya.
Sistem Reimbursement
Heavy Industrial Co. melakukan penjualan produk kepada Drilling Co. Atas transaksi penjualan ini, akan timbul ongkos kirim yang ditanggung oleh Drilling Co sebagai pelanggan. Ongkos kirim tersebut seluruhnya dibayarkan terlebih dahulu oleh Heavy Industrial Co. kepada Hicargo Co. pada saat pengiriman dilakukan. Selanjutnya, Heavy Industrial Co. akan melakukan penagihan atas ongkos kirim tersebut kepada Drilling Co. pada tanggal 25 setiap bulannya.
Dengan demikian, proses pencatatan sistem reimbursement ini dapat dibagi dalam beberapa proses sebagai berikut.
Penerapan pada Software Jurnal
1. Pencatatan Transaksi Penjualan kepada Pelanggan
Pada tanggal 10 November 2023, Heavy Industrial Co. menjual 1 unit bulldozer kepada Drilling Co. yang beralamat di Jl. Permai Raya No. 30 dengan harga Rp 350.000.000. Perusahaan melakukan penagihan penjualan dengan membuat “Faktur Penjualan” kepada Drilling Co.
Petunjuk:
- Masuk ke menu Penjualan.
- Klik "Tindakan" lalu pilih Penagihan Penjualan.
Klik di sini untuk mempelajari cara membuat penagihan penjualan.
- Masukkan rincian informasi penjualan pada formulir penagihan penjualan yang ditampilkan sebagai berikut, lalu klik “Buat”.
Rincian informasi:
No Kolom Penjelasan 1 Pelanggan Klik "Tambah kontak" untuk membuat pelanggan baru.
Lalu buat kontak baru sebagai berikut.
Anda dapat mengisikan informasi lengkap pelanggan Anda dengan klik pada “Tampilkan info lainnya".
2 Tanggal Masukkan sesuai tanggal transaksi, yaitu 10 November 2023. 3 Produk Buat produk baru sebagai berikut, lalu klik “Tambah produk”
Lalu masukkan informasi seperti ini.
- Masukkan Kode dan Kategori Produk bila perlu.
- Masukkan Harga Jual dan Harga Beli yang biasa digunakan.
- Masukkan Pajak yang diterapkan pada produk bila perlu.
- Centang “Monitor Persediaan Barang” bila perlu. -
Dengan demikian, faktur penjualan Anda telah terbentuk sebagai berikut.
- Anda dapat melihat tampilan faktur dalam bentuk PDF sebagai berikut.
2. Pembayaran Ongkos Kirim kepada Jasa Ekspedisi
Heavy Industrial Co. menggunakan jasa ekspedisi dari Hicargo Co. dan membayarkan ongkos pengiriman 1 unit Bulldozer yang dikirimkan kepada Drilling Co. sebesar Rp 500.000 pada tanggal 12 November 2023. Atas ongkos pengiriman ini, tidak diakui sebagai beban oleh Perusahaan, melainkan diakui sebagai piutang reimbursement karena biaya ini seluruhnya menjadi tanggungan pelanggan, yaitu Drilling Co.
Petunjuk:
- Masuk ke menu “Kas & Bank”, lalu klik pada tombol “Buat Transaksi” dan pilih “Kirim Uang”.
- Masukkan rincian informasi pembayaran pada formulir kirim uang yang ditampilkan sebagai berikut, lalu klik “Buat Pengiriman”.
Rincian informasi:
No Kolom Penjelasan 1 Penerima Buat penerima baru dengan klik "Ketik untuk Menambahkan".
Lalu masukkan nama penerima dan pilih kategori Supplier.
2 Tanggal Masukkan sesuai tanggal transaksi, yaitu 12 November 2023. 3 Akun Buat akun baru dengan kategori piutang, dengan klik "Ketik untuk Menambahkan".
Masukkan nama akun dan pilih kategori Piutang, lalu klik “Simpan”.
4 Jumlah Masukkan nominal ongkos kirim.
- Lalu klik "Buat Pengiriman" untuk menyimpan.
- Dengan demikian, faktur penjualan Anda telah terbentuk sebagai berikut.
- Anda dapat melihat tampilan faktur dalam bentuk PDF sebagai berikut.
3. Penagihan Ongkos Kirim kepada Pelanggan (Reimbursement System)
Pada tanggal 25 November 2023, Heavy Industrial Co. mengirimkan tagihan atas jasa ekspedisi tersebut kepada Drilling Co. sebesar Rp 500.000. Penagihan kepada Drilling Co. dilakukan dengan mengeluarkan faktur penjualan untuk produk “Freight Cost” yang akun penjualannya dimasukkan ke akun “A/R Reimbursement”, sehingga atas penjualan tersebut tidak menimbulkan pendapatan bagi Perusahaan, melainkan hanya memindahkan saldo piutang reimbursement ke piutang usaha untuk pelanggan yang bersangkutan.
Petunjuk:
- Masuk ke menu Penjualan.
- Klik "Tindakan" lalu pilih Penagihan Penjualan.
- Masukkan rincian informasi penjualan pada formulir penagihan penjualan yang ditampilkan sebagai berikut, lalu klik “Buat”.
Rincian informasi:
No Kolom Penjelasan 1 Pelanggan Masukkan pelanggan Drilling Co. 2 Tanggal Masukkan sesuai tanggal transaksi, yaitu 25 November 2023. 3 Produk Buat produk baru sebagai berikut, lalu klik “Tambah produk”
Lalu masukkan informasi produk seperti ini.
- Masukkan Kode dan Kategori Produk bila perlu.
- Kosongkan Harga Jual dan Harga Beli.
- Masukkan Pajak yang diterapkan pada produk bila perlu.
- Kosongkan kotak “Monitor Persediaan Barang”.
- Isikan akun penjualan dengan "Akun Piutang Reimbursement”.4 Harga Satuan Masukkan nominal sesuai yang di input sebelumnya.
-
Dengan demikian, faktur penjualan Anda telah terbentuk sebagai berikut.
- Anda dapat melihat tampilan faktur dalam bentuk PDF sebagai berikut.
-
Jurnal Entry yang terbentuk adalah sebagai berikut.
-
Saldo piutang Drilling Co. saat ini adalah sebesar Rp 350.500.000 yang berasal dari penjualan Bulldozer dan ongkos pengirimannya.
4. Pelunasan dari Pelanggan
Drilling Co. langsung melakukan pelunasan atas ongkos kirim pada tanggal 25 November 2023. Pembayaran dari Drilling Co. dimasukkan dalam akun Bank.
Petunjuk:
- Masuk ke menu “Penjualan”.
- Lalu pilih “Sales Invoice #SI-1112-16 yang akan dilunasi.
- Setelah masuk ke halaman faktur penjualan, scroll ke bagian bawah halaman klik tombol “Tindakan” lalu pilih Terima pembayaran.
- Masukkan informasi pelunasan berikut, lalu klik “Buat Penerimaan”.
Anda juga dapat mencatat penerimaan pembayaran untuk transaksi penjualan sekaligus untuk pelanggan yang bersangkutan bila perlu.
- Dengan demikian, formulir terima pembayaran Anda telah terbentuk sebagai berikut.
- Status faktur penjualan “Sales Invoice #SI-1112-16” saat ini sudah berubah menjadi “Paid”.