Bagaimana Cara Membuat Aturan Baru Approval

Diperbarui 27 Maret, 2026 08:20

Fitur Approval dapat membantu pemilik perusahaan mengetahui bahwa setiap transaksi yang di-input oleh pengguna tertentu telah melalui proses review terlebih dahulu oleh Manajer.

Melalui menu Aturan Approval, Anda dapat membuat aturan berdasarkan tipe transaksi, nominal, dan wewenang bagi pengguna tertentu untuk menyetujui transaksi. Anda dapat membuat jalur approval sampai dengan empat tingkatan approval, sehingga otorisasi atas transaksi yang dibuat lebih kredibel.

Saat ini, Approval tersedia untuk menu di bawah ini:

Menu	Tipe Transaksi	Kriteria Aturan
Penjualan	Penawaran Penjualan Pesanan Penjualan Pembayaran Pesanan Penjualan Pengiriman Penjualan Penagihan Penjualan Pembayaran Penjualan Retur Penjualan	Berdasarkan nominal Bagi pengguna fitur Multi Currency, Anda dapat membuat aturan per mata uang yang diinginkan.
Pembelian	Penawaran Pembelian Pesanan Pembelian Pembayaran Pesanan Pembelian Pengiriman Pembelian Penagihan Pembelian Pembayaran Pembelian Retur Pembelian Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian hanya dapat memiliki satu aturan approval.	Berdasarkan nominal Bagi pengguna fitur Multi Currency, Anda dapat membuat aturan per mata uang yang diinginkan.
Biaya		Berdasarkan nominal Bagi pengguna fitur Multi Currency, Anda dapat membuat aturan per mata uang yang diinginkan.
Produk	Transfer Gudang Konversi Produk	Berdasarkan nama gudang
Produk	Penyesuaian Stok	Berdasarkan kategori penyesuaian stok

Pengguna yang dapat mengakses pengaturan approval yaitu:
- Owner (Pemilik)
- Ultimate + List Manager
- Admin + List Manager
- Stockist + List Manager (Khusus untuk Transfer Gudang, Penyesuaian Stok dan Konversi Produk) .

Untuk lebih lanjutnya, tata cara melakukan pengaturan approval akan diuraikan secara bertahap.

1. Membuat Aturan Baru Approval

Berikut adalah cara membuat aturan baru approval.

Masuk ke menu Settings.
Kemudian klik tab “Aturan Approval”.
Lalu, klik “Buat Aturan Approval”.
Pilih tipe transaksi yang akan digunakan atas aturan approval tersebut.
Jika Anda memilih tipe transaksi Penjualan, Pembelian, dan Biaya, Anda dapat memilih tipe transaksi dari masing-masing transaksi tersebut.
Pada tipe transaksi Produk, Anda akan dapat memilih pilihan Transfer Gudang dan Konversi Produk dengan pilihan Semua gudang atau Gudang tertentu seperti pada gambar di bawah ini.
Setelah itu, Anda juga dapat membuat kondisi apakah aturan approval hanya berlaku pada transaksi yang dibuat oleh semua pengguna atau pengguna tertentu saja.
Pilih juga apakah aturan approval berlaku untuk semua pelanggan atau pelanggan tertentu saja.

Ini hanya berlaku pada kriteria Transaksi melebihi piutang maksimum dan Transaksi melewati jatuh tempo.
Anda dapat klik “Tambah kriteria” untuk menambahkan kriteria persetujuan pada transaksi yang dipilih.

- Opsi Transaksi melebihi piutang maksimum hanya dapat digunakan pada tipe transaksi Penagihan Penjualan.
- Opsi Transaksi melewati jatuh tempo hanya dapat digunakan pada tipe transaksi Penagihan Penjualan.
Kedua opsi Opsi di atas hanya tersedia secara default pada paket Jurnal 360. Jika Anda pengguna Essential/Plus, apabila Anda hanya ingin menggunakan fitur ini, Anda dapat berlangganan satuan. Hubungi tim account manager Jurnal melalui halojurnal@mekari.com.
Jika Anda memilih Transaksi melebihi nilai tertentu, tentukan pada nominal berapa transaksi membutuhkan persetujuan.

Jika Anda ingin membuat lebih dari 1 aturan untuk tipe transaksi yang sama, Anda disarankan membuat dari aturan dengan nominal terkecil.
Jika Anda memilih Transaksi melewati jatuh tempo, isi batas jatuh tempo berupa jumlah hari agar transaksi membutuhkan approval apabila melebihi batas hari tersebut.
Dan jika Anda memilih Transaksi melebihi piutang maksimum, saat terdapat kontak yang memiliki pengaturan batas maksimal piutang, sistem akan otomatis menolak transaksi yang melebihi batas tersebut. Namun, apabila telah tersedia persetujuan (approval) kenaikan credit limit, transaksi tidak akan ditolak dan akan dibuat dengan status Draft untuk ditinjau lebih lanjut.

Piutang maksimum dapat Anda aktifkan saat pembuatan kontak.

Sebagai contoh, jika batas piutang pelanggan A ditetapkan sebesar Rp 5.000.000 dan terdapat transaksi sebesar Rp 6.000.000, sistem akan otomatis menolak transaksi tersebut.
Anda juga dapat menambahkan kriteria lainnya dengan klik “Tambah kriteria”.
Selanjutnya atur tahapan persetujuan dengan klik “+ Tambah tahap persetujuan”.
Selanjutnya, pada bagian Tipe persetujuan, Anda dapat memilih apakah transaksi memerlukan semua persetujuan dari pengguna yang dipilih atau transaksi hanya perlu disetujui oleh salah satu pengguna saja.
Pilih pengguna yang dapat menyetujui transaksi (approver).

Anda juga dapat menambahkan penyetuju lainnya dengan klik “Tambah penyetuju”.
Anda juga dapat menambah tingkatan approval dengan menambahkan pengguna lain sebagai penyetuju dengan klik “+Tambah tahap persetujuan”.
Tombol Penerapan Aturan akan aktif secara otomatis, sehingga kebijakan ini akan dipetakan pada draft transaksi yang telah ada yang memenuhi aturan ini. Namun, jika hanya ingin dipetakan pada transaksi yang baru, maka Anda dapat menonaktifkannya.

- Jika sudah ada transaksi berbentuk draft yang di-match dengan salah satu aturan, saat mengaktifkan tombol ini, sistem akan melakukan pemetaan ulang dan menerapkannya pada aturan yang paling cocok.
Contoh: Transaksi X senilai Rp15.000.000 di match dengan Aturan A dengan kebijakan jumlah penagihan >Rp10.000.000. Selanjutnya dibuat Aturan B dengan kebijakan jumlah penagihan >Rp12.000.000 dan mengaktifkan tombol Penerapan Aturan. Maka,transaksi X (karena masih Draft) akan otomatis dipetakan dengan aturan terbaru, yaitu Aturan B.
- Sedangkan jika tombol dinonaktifkan, maka sistem akan memetakan kebijakan ini hanya pada transaksi baru dan aturan pada transaksi draf yang sudah ada tidak akan berubah. Contoh: Transaksi X senilai 15jt akan tetap dipetakan dengan Aturan A.
Jika sudah klik “Simpan” untuk menyimpan aturan approval.
Maka Aturan approval Anda sudah aktif, dan segala transaksi yang berhubungan dengan aturan yang telah dibuat akan langsung terbuat dengan status Draft.

2. Mengubah Aturan Approval

Berikut adalah cara mengubah aturan approval.
Masuk ke menu Settings.
Kemudian klik tab “Aturan Approval”.
Pilih aturan yang ingin diubah lalu klik “Tindakan” dan pilih Ubah.
Jika belum ada transaksi yang terbuat dengan aturan approval yang akan diubah, maka Anda dapat mengubah semua kolom yang ada di aturan tersebut.

Tombol Penerapan Aturan akan aktif secara otomatis, sehingga kebijakan ini akan dipetakan pada draft transaksi yang telah ada yang memenuhi aturan ini, namun jika hanya ingin dipetakan pada transaksi yang baru maka Anda dapat menonaktifkannya.

- Jika sudah ada transaksi berbentuk draft yang di-match dengan salah satu aturan, saat aturan tersebut diubah dengan mengaktifkan tombol ini, maka sistem akan melakukan pemetaan ulang approver nya.
Contoh: Transaksi ABC di match dengan Aturan A. Yang mana ada approver X dan Y. Selanjutnya Aturan A diubah, dimana approver Y diganti dengan approver Z. Maka Transaksi A (karena masih Draft), akan di update list approver-nya, dari ‘X dan Y’ menjadi ‘X dan Z’.
- Namun jika dinonaktifkan, maka sistem akan memetakan kebijakan ini hanya pada transaksi baru dan aturan pada transaksi draf yang sudah ada tidak akan berubah. Contoh: Approver Transaksi ABC tetap ‘X dan Y’.
- Perubahan approver pada aturan tidak akan mengganggu transaksi yang sudah di-approved.
Tetapi, jika sudah ada transaksi yang sudah dibuat dengan aturan approval yang akan diubah dan status transaksi tersebut masih Draft, maka Anda hanya dapat mengubah Approvers nya saja.

3. Menghapus Aturan Approval

Berikut adalah cara menghapus aturan approval.
Masuk ke menu Settings.
Kemudian klik tab “Aturan Approval”.
Klik tombol “Tindakan”, lalu pilih Hapus.
Lalu, klik “Hapus”.
Maka aturan approval akan permanen terhapus.

- Menghapus aturan approval tidak akan mengubah transaksi approved yang sudah pernah di-match dengan aturan tersebut.
- Aturan approval yang masih di-match dengan transaksi draft manapun, tidak dapat dihapus. Pengguna harus terlebih dahulu menghapus transaksi draft yang match dengan rules tersebut.
Selain itu Anda juga dapat melihat riwayat perubahan aturan dengan klik “Tindakan” lalu pilih Lihat log perubahan.
Log perubahan atas aturan tersebut terlihat seperti ini.