Fitur Approval dapat membantu pemilik perusahaan mengetahui bahwa setiap transaksi yang di-input oleh pengguna tertentu telah melalui proses review terlebih dahulu oleh Manajer.
Melalui menu Aturan Approval, Anda dapat membuat aturan berdasarkan tipe transaksi, nominal, dan wewenang bagi pengguna tertentu untuk menyetujui transaksi. Anda dapat membuat jalur approval sampai dengan empat tingkatan approval, sehingga otorisasi atas transaksi yang dibuat lebih kredibel.
Penting
- Fitur ini tersedia pada paket Plus dan Jurnal 360.
- Jika Anda pengguna paket Essentials dan tertarik untuk menggunakan fitur ini, Anda dapat melakukan upgrade minimal ke paket Plus. Lihat perbandingan paket di sini.
Saat ini, Approval tersedia untuk menu di bawah ini:
| Menu | Tipe Transaksi | Kriteria Aturan |
| Penjualan |
|
|
| Pembelian |
|
|
| Biaya |
|
|
| Produk |
|
|
|
|
Pengguna yang dapat mengakses pengaturan approval yaitu:
- Owner (Pemilik)
- Ultimate + List Manager
- Admin + List Manager
- Stockist + List Manager (Khusus untuk Transfer Gudang, Penyesuaian Stok dan Konversi Produk) .
Untuk lebih lanjutnya, tata cara melakukan pengaturan approval akan diuraikan secara bertahap.
1. Membuat Aturan Baru Approval
Berikut adalah cara membuat aturan baru approval.
- Pada menu Settings, klik tab “Aturan Approval”.
- Lalu, klik “Buat Aturan Approval”.
- Selanjutnya, isi Nama Aturan dan Deskripsi (opsional) untuk aturan yang ingin dibuat.
- Pilih tipe transaksi yang akan digunakan atas aturan approval tersebut.
-
Pada tipe transaksi Penjualan, Pembelian, dan Biaya, Anda dapat menentukan minimal nilai penagihan yang akan digunakan atas aturan approval pada kolom Jumlah Penagihan Yang Besar Dari, seperti gambar di bawah.
- Jika Anda ingin membuat lebih dari 1 aturan untuk tipe transaksi yang sama, Anda disarankan membuat dari aturan dengan nominal terkecil.
- Jika Anda tidak mengisi kolom Jumlah Penagihan Yang Besar Dari, artinya transaksi dengan nominal berapapun akan dipasangkan dengan aturan approval ini.
- Untuk Permintaan pembelian, Anda tidak dapat mengatur nominal yang terdapat pada kolom Jumlah penagihan yang besar dari. -
Pada tipe transaksi Produk, Anda akan dapat memilih pilihan Transfer Gudang dan Konversi Produk dengan pilihan Semua gudang atau Gudang tertentu seperti pada gambar di bawah ini.
Satu gudang hanya dapat memiliki satu aturan approval.
- Pada tipe transaksi penyesuaian stok, Anda bisa memilih apakah aturan diterapkan untuk semua kategori.
- Atau Anda juga bisa memilih jika ingin menerapkan aturan pada kategori Penyesuaian stok tertentu. Ada empat kategori yang bisa Anda pilih yaitu Umum, Barang Rusak, Produksi dan Kuantitas Awal.
-
Setelah itu, Anda juga dapat membuat kondisi apakah aturan approval ini berlaku untuk semua pengguna di perusahaan Anda, atau hanya berlaku kepada beberapa pengguna saja.
Anda dapat memilih pengguna tertentu hingga maksimal 100 pengguna.
- Pada tingkatan approval, Anda dapat menentukan berapa tingkatan approval dan pengguna yang akan menjadi Approver.
-
Pilih Approver untuk menambahkan approver pada aturan approval tersebut.
Pada setiap tingkatan approval, maksimal approver yang dapat ditambahkan adalah 4 approver.
- Pada informasi "Transaksi memerlukan approval dari", jika Anda memilih pilihan Salah satu, maka transaksi hanya perlu disetujui oleh salah satu approver saja.
- Sedangkan jika Anda memilih Semua, maka transaksi akan tersetujui jika sudah disetujui oleh semua approver pada aturan approval tersebut.
-
Klik tombol “Tambah Tingkatan Approval” jika Anda hendak membuat lebih dari satu tingkatan approval.
Maksimal tingkatan approval adalah empat tingkatan approval.
-
Tombol Penerapan Aturan akan aktif secara otomatis, sehingga kebijakan ini akan dipetakan pada draft transaksi yang telah ada yang memenuhi aturan ini. Namun, jika hanya ingin dipetakan pada transaksi yang baru, maka Anda dapat menonaktifkannya.
- Jika sudah ada transaksi berbentuk draft yang di match dengan salah satu aturan, saat mengaktifkan tombol ini, sistem akan melakukan pemetaan ulang dan menerapkannya pada aturan yang paling cocok.
Contoh: Transaksi X senilai 15jt di match dengan Aturan A dengan kebijakan jumlah penagihan > 10jt. Selanjutnya dibuat Aturan B dengan kebijakan jumlah penagihan > 12jt dan mengaktifkan tombol Penerapan Aturan. Maka,transaksi X (karena masih Draft) akan otomatis dipetakan dengan aturan terbaru, yaitu Aturan B.
- Sedangkan jika tombol dinonaktifkan, maka sistem akan memetakan kebijakan ini hanya pada transaksi baru dan aturan pada transaksi draf yang sudah ada tidak akan berubah. Contoh: Transaksi X senilai 15jt akan tetap dipetakan dengan Aturan A. - Jika sudah klik “Simpan” untuk menyimpan aturan approval.
- Maka Aturan approval Anda sudah aktif, dan segala transaksi yang berhubungan dengan aturan yang telah dibuat akan langsung terbuat dengan status Draft.
2. Mengubah Aturan Approval
Berikut adalah cara mengubah aturan approval.
- Pada menu Settings, klik tab “Aturan Approval”.
- Lalu, klik nama aturan yang hendak diubah.
-
Jika belum ada transaksi yang terbuat dengan aturan approval yang akan diubah, maka Anda dapat mengubah semua kolom yang ada di aturan tersebut.
Tombol Penerapan Aturan akan aktif secara otomatis, sehingga kebijakan ini akan dipetakan pada draft transaksi yang telah ada yang memenuhi aturan ini, namun jika hanya ingin dipetakan pada transaksi yang baru maka Anda dapat menonaktifkannya.
-
Tetapi, jika sudah ada transaksi yang sudah dibuat dengan aturan approval yang akan diubah dan status transaksi tersebut masih Draft, maka Anda hanya dapat mengubah Approvers nya saja.
Tombol Penerapan Aturan akan aktif secara otomatis, sehingga kebijakan ini akan dipetakan pada draft transaksi yang telah ada yang memenuhi aturan ini, namun jika hanya ingin dipetakan pada transaksi yang baru maka Anda dapat menonaktifkannya.
- Jika sudah ada transaksi berbentuk draft yang di match dengan salah satu aturan, saat aturan tersebut diubah dengan mengaktifkan tombol ini, maka sistem akan melakukan pemetaan ulang approver nya.
Contoh: Transaksi ABC di match dengan Aturan A. Yang mana ada approver X dan Y. Selanjutnya Aturan A diubah, dimana approver Y diganti dengan approver Z. Maka Transaksi A (karena masih Draft), akan di update list approver-nya, dari ‘X dan Y’ menjadi ‘X dan Z’.
- Namun jika dinonaktifkan, maka sistem akan memetakan kebijakan ini hanya pada transaksi baru dan aturan pada transaksi draf yang sudah ada tidak akan berubah. Contoh: Approver Transaksi ABC tetap ‘X dan Y’.
- Perubahan approver pada aturan tidak akan mengganggu transaksi yang sudah di approved.
3. Menghapus Aturan Approval
Berikut adalah cara menghapus aturan approval.
- Masuk pada menu Settings, lalu klik tab “Aturan Approval”.
- Klik ikon “Titik Tiga”, lalu klik “Hapus Aturan”.
- Lalu, klik “Ya, Hapus”.
-
Maka aturan approval akan permanen terhapus.
- Menghapus aturan approval tidak akan mengubah transaksi approved yang sudah pernah di match dengan aturan tersebut.
- Aturan approval yang masih di match dengan transaksi draft manapun, tidak dapat dihapus. Pengguna harus terlebih dahulu menghapus transaksi draft yang match dengan rules tersebut.
- Selain itu Anda juga dapat melakukan duplikat aturan pada ikon “Titik Tiga”.
Dengan menerapkan aturan approval, maka Anda dapat melakukan beberapa hal berikut:
- Membuat transaksi draft Penjualan.
- Menyetujui transaksi draft Penjualan.
- Membuat transaksi draft Pembelian.
- Menyetujui transaksi draft Pembelian.
- Membuat transaksi draft Biaya.
- Menyetujui transaksi draft Biaya.
- Membuat transaksi draft Konversi Produk.
- Menyetujui transaksi draft Konversi Produk.
- Membuat transaksi draft Penyesuaian Stok.
- Menyetujui transaksi draft Penyesuaian Stok.
- Membuat transaksi draft Transfer Gudang.
- Menyetujui transaksi draft Transfer Gudang.
Demikian cara melakukan pengaturan aturan approval. Temukan add-ons dan produk rekomendasi lainnya untukmu, di sini.