Hotel adalah suatu badan usaha yang memberikan akomodasi ataupun pelayanan bagi masyarakat umum. Kegiatan utama dalam jasa Perhotelan adalah penyewaan kamar/penginapan, penyewaan ruangan untuk acara dan penyajian makanan dan minuman. Kegiatan lainnya dalam jasa Perhotelan dapat meliputi jasa fitness centre, jasa massage & spa, dsb.

Pada studi kasus ini, contoh yang akan digunakan adalah Hotel Del Lafest. Hotel Del Lafest merupakan badan usaha yang bergerak di Jasa Perhotelan berdiri pada tahun 2012. Jasa yang diberikan berupa jasa penginapan, dan jasa sewa ruangan untuk acara ataupun pertemuan. Hotel Del Lafest juga menyajikan makanan dan minuman (Food & Beverage) kepada para pelanggannya.

Tabel Harga Penginapan Hotel Del Lafest

Hotel Del Lafest juga menyediakan pilihan paket breakfast berupa “American Breakfast” dalam paket menginapnya dengan ketentuan sebagai berikut.

• Standard +Rp 125.000/unit/malam
• Deluxe +Rp 220.000/unit/malam
• President +Rp 260.000/unit/malam

Tabel Harga Sewa Ruangan Hotel Del Lafest

Tabel Harga Menu Makanan Hotel Del Lafest

Untuk proses bisnis tersebut, tahapan pembukuan menggunakan Jurnal dapat dilakukan dengan langkah berikut.

1. Penambahan Data Master

a. Penambahan Daftar Akun

Hotel Del Lafest ingin menambahkan akun Pendapatan Sewa Kamar, Pendapatan Sewa Ruangan dan Pendapatan Restoran dalam sistem Jurnal untuk membedakan jenis pendapatan yang diterima.

Ikuti langkah berikut untuk membuat akun baru.

1. Masuk ke menu “Daftar Akun”.
2. Klik tombol “+Buat Akun Baru”.
   
3. Isikan nama akun “Pendapatan Sewa Kamar”.
   
4. Pilih kategori Pendapatan.
   
5. Klik “Buat Akun” untuk menyimpan akun yang dibuat.
   
   Note: Lakukan langkah yang sama untuk membuat contoh akun lainnya.

b. Penambahan Data Produk

1. Penambahan Bahan Mentah

Hotel Del Lafest menginput bahan - bahan mentah yang diperlukan bagian dapur untuk membuat menu makanan yang disediakan. Berikut adalah contoh bahan mentah yang diperlukan.

Ikuti langkah berikut untuk membuat produk bahan mentah.

1. Masuk ke menu “Produk”.
2. Klik “Tindakan” dan pilih “Tambah produk baru”.
   
3. Isikan nama produk, unit, serta gunakan kategori ‘Bahan Baku’.
   
4. Pilih jenis barang “Single”.
   
5. Centang “Saya Beli Produk Ini”, kemudian isikan harga beli produk dan pajak pembelian jika ada.
   
6. Centang “Monitor Persediaan Barang”, isikan batas stok minimum jika perlu.
   
7. Klik “Simpan” untuk menyimpan produk yang dibuat.
   Note: Lakukan langkah yang sama untuk membuat contoh produk lainnya.

Setelah membuat bahan mentah yang akan digunakan, bagian dapur dapat mengisikan stok awal bahan baku menggunakan fitur stok opname maupun pembelian. Anda dapat mengisikan stok awal bahan baku menggunakan stok opname dengan mengikuti langkah berikut.

1. Masuk ke menu “Produk”.
2. Klik “Tindakan” dan pilih “Penyesuaian Stok”.
   
3. Pilih tipe penyesuaian “Perhitungan Stok”.
   
4. Pilih kategori “Kuantitas Awal”, isikan tanggal stok opname kemudian klik “Lanjutkan”.
   
5. Isikan kuantitas bahan baku, kemudian klik “Buat Stok Opname”.
   

2. Penambahan Produk

Berikut adalah contoh produk yang akan dibuat oleh Hotel Del Lafest.

Anda dapat membuat produk mengikuti langkah berikut.

1. Masuk ke menu “Produk”.
2. Klik “Tindakan” dan pilih “Produk Baru”.
   
3. Isikan informasi produk seperti nama, unit dan kategori.
   
4. Pilih jenis barang “Single”.
   
5. Isikan harga jual dan akun penjualan yang akan digunakan.
   
6. Klik “Buat Produk” untuk menyimpan produk yang dibuat.
   Note: Lakukan langkah yang sama untuk membuat contoh produk lainnya.

3. Penambahan Unit Kamar Hotel

Hotel Del Lafest ingin melakukan monitor atas unit kamar yang dimiliki dan tersedia, oleh karena itu Hotel Del Lafest akan membuat produk atas unit kamar tersebut. Berikut adalah contoh unit kamar yang akan dibuat oleh Hotel Del Lafest.

Anda dapat membuat produk mengikuti langkah berikut.

1. Masuk ke menu “Produk”.
2. Klik “Tindakan” dan pilih “Tambah produk baru”.
   
3. Isikan informasi produk seperti nama, kategori, unit dan kode produk.
   
4. Pilih jenis barang “Single”.
   
5. Centang “Monitor Persediaan Barang”.
   
   Note: Anda cukup mencentang “Saya Jual Produk Ini” akan tetapi pastikan harga jual yang diisi adalah Rp 0.
6. Setelah produk terbuat, isikan kuantitas awal dengan melakukan stok opname.
   Note: Kuantitas awal yang dimiliki adalah 1 unit untuk masing-masing kamar.

2. Pencatatan Transaksi

a. Mencatat Transaksi Booking Kamar/Ruangan

1. Mencatat Booking Kamar/Ruangan oleh Pelanggan

Customer akan melakukan booking (pemesanan) atas kamar/ruangan terlebih dahulu pada tanggal yang telah ditetapkan. Customer biasanya melakukan booking menggunakan website ataupun aplikasi booking hotel pihak ketiga. Customer akan membayarkan full amount ataupun DP atas pemesanan tersebut.

Berikut adalah cara menginput transaksi booking kamar hotel dengan pelunasan di awal.

1. Masuk ke menu “Penjualan”.
2. Klik “+Buat Penjualan Baru” dan pilih “Pemesanan Penjualan”.
   
3. Isikan informasi seperti Nama Pelanggan, dan isi periode booking pada Tanggal Transaksi dan Tanggal Jatuh Tempo.
   
4. Input Produk yang dipesan.
   
   Note: Anda tidak perlu mengisikan harga satuan pada unit kamar yang dipesan.
5. Masukkan jumlah pembayaran pada kolom “Uang Muka” kemudian petakan akun penerimaan uang muka.
   
   Note: Pembayaran uang muka pada transaksi pemesanan penjualan akan membentuk Pendapatan Diterima Dimuka.
6. Klik “Buat” untuk menyimpan transaksi booking hotel.
7. Jurnal yang terbentuk pada transaksi pemesanan adalah.
8. Anda dapat membuat formulir penagihan penjualan dari pemesanan penjualan saat pelanggan telah melakukan check-in.

2. Mencatat Booking Kamar dengan Paket Breakfast

Customer dapat membayar biaya tambahan untuk mendapatkan paket breakfast sekaligus menginap, biasanya harga breakfast yang ditawarkan jauh lebih murah dibandingkan membeli menu breakfast tersebut secara terpisah. Hotel Del Lafest memberikan paket breakfast berupa “American Breakfast” dengan harga yang disesuaikan dengan tipe kamar yang dipilih. Anda harus menambahkan satuan produk baru terlebih dahulu kemudian menambahkan satuan tersebut ke dalam produk “American Breakfast”.

Lakukan langkah berikut untuk menambahkan satuan produk.

1. Masuk ke menu “Produk”.
2. Klik pada produk “American Breakfast”.
   
3. Pada bagian bawa pilih tab Pengaturan unit, kemudian klik "Tambah unit".
   
   

   Notes:
   - Masukkan nama satuan sesuai tipe kamar.
   - Isikan jumlah satuan sesuai dengan jumlah yang diberikan.
   - Isikan harga jual yang ditetapkan untuk masing-masing tipe kamar.

4. Kemudian pilih Unit dasar dan Qty produk.
   

Lakukan langkah berikut untuk mencatat booking hotel disertai paket breakfast.

1. Masuk ke menu “Penjualan”.
2. Klik “Buat penjualan baru” dan pilih “Pemesanan Penjualan”.
   
   
3. Isikan informasi seperti Nama Pelanggan, dan isi tanggal booking pada Tanggal Transaksi dan isikan tanggal check-in pada Tanggal Jatuh Tempo.
   
4. Tambahkan produk kamar dan breakfast yang dipesan, pastikan satuan yang dipilih sudah benar.
   
   

   Notes:

   - Isi kuantitas sesuai periode lama menginap.
   - Isi satuan pada menu breakfast sesuai dengan tipe kamar yang dipilih.
   - Anda tidak perlu mengisi harga satuan dalam produk kamar.

5. Isikan jumlah yang dibayarkan pada kolom “Uang Muka” kemudian petakan akun penerimaan “Uang Muka”.
   
   Note: Stok unit kamar belum berkurang pada saat formulir pemesanan terbentuk.

6. Klik “Buat” untuk menyimpan transaksi booking hotel.

7. Jurnal yang terbentuk pada transaksi ini adalah.

8. Anda dapat membuat formulir penagihan penjualan dari pemesanan penjualan saat pelanggan telah melakukan check-in.

3. Mencatat Check-Out Pelanggan

Saat Anda membuat penagihan, maka unit kamar akan berkurang. Pada saat pelanggan melakukan check-out, Anda dapat mengembalikan kuantitas kamar dengan membuat retur atas penagihan yang telah dilakukan.

Lakukan langkah berikut untuk mencatat check-out pelanggan menggunakan retur.

1. Masuk ke menu Penjualan.
2. Klik pada invoice yang ingin diretur.
   
3. Pada bagian bawah halaman, pilih “Tindakan”, kemudian pilih “Retur penjualan”.
   
4. Isikan Tanggal Retur, kemudian isi Kuantitas Retur pada produk kamar.
   
   

   Notes:

   - Isikan 1 untuk kuantitas retur para produk kamar yang telah dibuat;
   - Stok kamar akan kembali setelah Anda melakukan retur pada produk kamar, sehingga Anda dapat melakukan pemesanan kembali untuk kamar yang telah diretur.

5. Klik “Buat” untuk menyimpan transaksi check-out, maka unit kamar akan kembali tersedia.

b. Mencatat Transaksi Penjualan Makanan dan Minuman

Kegiatan usaha yang dilakukan dalam industri perhotelan tidak hanya memberikan jasa menginap ataupun sewa ruangan, beberapa industri hotel menyajikan makanan & minuman (Food & Beverage) bagi customer yang menginap maupun customer yang tidak menginap.

Lakukan langkah berikut untuk mencatat penjualan makanan dan minuman.

1. Masuk ke menu “Penjualan”.
2. Klik “Buat penjualan baru” dan pilih “Penagihan Penjualan”.
   
3. Isikan kolom Pelanggan, Tanggal Transaksi, dan Tanggal Jatuh Tempo.
   
4. Tambahkan produk yang dijual beserta kuantitasnya.
   
5. Isi kolom “Uang Muka” sesuai dengan jumlah tagihan agar transaksi tidak tercatat sebagai piutang, kemudian petakan akun penerimaan uang muka.
   
6. Klik “Buat” untuk menyimpan transaksi penjualan.

c. Melakukan Stok Opname Atas Bahan Baku yang Telah Terpakai

Pada akhir periode (baik harian, mingguan ataupun bulanan), bagian dapur akan melakukan perhitungan stok atas bahan baku yang tersisa.

1. Masuk ke menu “Produk”.
2. Klik “Tindakan” lalu pilih Sesuaikan stok (stock opname).
   
3. Isi form sesuai dengan penjelasan di Guidebook - Stok Opname.