Laporan daftar pembelian menampilkan daftar kronologis dari semua faktur, pemesanan, penawaran, retur dan pembayaran pembelian Anda untuk rentang tanggal yang dipilih dan bisa disesuaikan dengan tipe transaksi tertentu.
1. Memperoleh Laporan Daftar Pembelian
Berikut adalah langkah untuk memperoleh laporan daftar pembelian.
- Masuk ke menu Laporan.
- Pada tab Pembelian, pilih Daftar Pembelian.
- Pilih periode laporan yang ingin ditampilkan lalu klik “Filter” atau Anda juga dapat melakukan filter secara lebih rinci dengan klik “Filter Lebih Lanjut”.
- Anda akan melihat halaman pop-up di bagian kanan layar, seperti gambar berikut.
No Kolom Penjelasan 1 Filter sesuai periode Pada field ini, Anda dapat memfilter laporan sesuai periode tanggal, hari, minggu, bulan, tahun dan lainnya. Jika Anda sudah memilih nya, maka field Tanggal Awal dan Tanggal Akhir akan otomatis terisi. Namun jika Anda ingin menampilkan tanggal tertentu saja, Anda dapat memilihnya pada field Tanggal Awal dan Tanggal Akhir.
2 Tipe Transaksi Pilih tipe transaksi (faktur, pemesananan, penawaran, atau pembayaran) yang akan ditampilkan pada laporan daftar pembelian.
3 Filter Sesuai Supplier Ketikkan kata kunci supplier yang Anda cari atau pilih dari daftar yang sudah ada. 4 Filter Sesuai Status Pilih status transaksi penjualan yang ingin Anda tampilkan (semua, open, partial, paid, overdue, closed).
5 Status Field ini untuk memfilter laporan berdasarkan status pembayaran. 6 Grup dengan Tag Tag di sini berfungsi untuk mempermudah filter tampilan laporan daftar pembelian Anda per proyek, per cabang, per divisi, dan sebagainya. Anda dapat melakukan filter ini apabila Anda sudah terlebih dahulu memasukan tag ke masing-masing transaksi yang ingin dikelompokkan.
Pada bagian bawah field Tag terdapat 2 pilihan yaitu, Mencakup Semua dan Salah Satu. Jika Anda memfilter lebih dari 1 tag transaksi, sebagai contoh: Project A, Project B, maka ketika Anda memilih Mencakup Semua, transaksi yang akan ditampilkan adalah yang memiliki tag Project A sekaligus Project B.
Sedangkan, jika Anda memilih Salah Satu, maka transaksi yang akan ditampilkan adalah yang memiliki baik keduanya ataupun salah satu saja tag Project A atau Project B.
- Setelah selesai, klik "Filter".
- Setelah melakukan filter, Anda dapat melakukan ekspor laporan ini dengan klik tombol "Ekspor" dan pilih format file yang diinginkan. Format yang tersedia adalah PDF, Excel, dan CSV.
- Ketika Anda sudah mengklik salah satu format file yang diinginkan, maka akan muncul notifikasi informasi seperti berikut. Anda dapat mengunduh file ekspor melalui daftar ekspor ataupun email seperti berikut.
- Selanjutnya, Anda dapat langsung mengunduh melalui daftar ekspor dengan klik pada “Lihat daftar ekspor” lalu klik “Download”.
- Selain itu, Anda juga akan memperoleh email untuk mengunduh file hasil ekspor. Klik “Download File” seperti berikut.
Anda diharapkan untuk segera mengunduh file ekspor melalui link tersebut karena link hanya memiliki batas waktu berlaku selama 3x24jam sejak terbuat.
- File ekspor Anda akan tampil seperti berikut (contoh PDF).
2. Modifikasi Template Laporan Pembelian
Anda juga bisa membuat template baru dan mengatur kolom-kolom apa saja yang akan ditampilkan pada laporan ini, dengan mengikuti langkah berikut.
- Secara default, Jurnal menyediakan 2 jenis. Klik simbol Settings dan pilih "+Tambah Tampilan" seperti gambar berikut.
- Isikan nama template, misalnya "Purchase Invoice for Management", lalu pilih Tipe Tampilan. Anda bisa mengatur tampilan untuk beberapa jenis transaksi seperti faktur pembelian, pemesanan pembelian, penawaran pembelian, pembayaran pesanan pembelian, pembayaran dan retur pembelian.
- Pilih dan centang daftar kolom di kiri, misalkan "Pembayaran". Kemudian klik tanda ">".
Untuk kolom di kiri, jika Anda tidak mencentang Nama Produk dan memindahkannya ke sebelah kanan, maka kolom-kolom yang berhubungan dengan informasi produk seperti kode, deskripsi, kuantitas produk dan lainnya tidak akan ditampilkan pada laporan pembelian Anda.
- Maka, daftar kolom di sebelah kanan akan terisi sesuai dengan yang telah dipilih.
- Anda juga dapat mengatur urutan kolom yang akan ditampilkan dengan mencentang kolom di sebelah kanan, misalkan "Pembayaran" dan mengklik tanda panah atas dan bawah seperti gambar berikut.
Maka letak kolom "Pembayaran" adalah setelah kolom "Tipe Transaksi"
- Anda dapat centang "Selalu Gunakan Template Ini" jika ini adalah template default yang akan digunakan pada laporan pembelian Anda.
- Setelah selesai, klik "Simpan". Anda akan melihat template baru telah ditambahkan seperti gambar berikut.
Jika ingin mengubah template yang sudah dibuat, Anda bisa klik simbol pensil.
- Karena ada penambahan kolom "Pembayaran", maka pada template laporan akan muncul kolom tersebut seperti gambar berikut.