Pada studi kasus ini, contoh usaha yang akan diambil adalah Home Industry (Industri Rumahan) pengolahan susu murni menjadi aneka minuman. Usaha ini menjual hasil olahannya dengan cara menitipkan produk ke beberapa Mitra Toko.
Produk akan dititipkan di Mitra Toko dalam beberapa waktu, setelah itu perusahaan akan mengunjungi Mitra toko untuk mencatat produk yang terjual dan mengambil kembali produk-produk yang tidak laku atau yang sudah memasuki masa kadaluarsa.
Untuk proses bisnis seperti di atas, tahapan pembukuan di Jurnal dapat dilakukan dalam beberapa langkah berikut:
- Persiapan Data Produk.
- Persiapan Data Pemasok.
- Persiapan Data Mitra Toko.
- Pembelian Bahan Baku.
- Proses Produksi.
- Pengiriman ke Mitra Toko.
- Penagihan atas Produk yang terjual.
- Pembayaran dari Mitra Toko.
- Pencatatan untuk pengembalian produk dari Mitra Toko atas Produk yang tidak berhasil terjual.
- Produk Expired.
- Laporan Penunjang.
1. Persiapan Data Produk
Contoh produk yang dihasilkan dari usaha ini adalah sebagai berikut:
1. Produk Bahan Baku : Susu Murni
Langkah membuat Produk Bahan Baku
- Masuk ke menu "Produk".
- Klik tombol "Tindakan" lalu pilih Tambah produk baru.
- Isikan Nama Produk.
- Pilih Single.
- Centang Saya Beli Produk Ini karena Anda melakukan pembelian bahan baku.
- Untuk Saya Jual Produk Ini, tidak perlu dicentang apabila Anda tidak melakukan penjualan untuk produk ini.
- Centang Monitor Persediaan Barang, untuk memantau kondisi stok barang.
- Klik tombol "Simpan" untuk menyimpan.
2. Produk hasil olahan: Susu Segar Aneka Rasa dan Yoghurt Aneka Rasa
Langkah membuat Produk Hasil Olahan
- Masuk ke menu "Produk".
- lik tombol "Tindakan" lalu pilih Tambah produk baru.
- Isikan Nama Produk.
- Pilih Bundle (Produk dibuat bundle karena merupakan hasil olahan dari produk bahan baku).
- Kemudian centang "Saya jual produk ini" dan "Monitor persediaan barang".
- Pada bagian Pengaturan bundle, isikan produk bahan baku yaitu Susu Murni.
Pada pembahasan ini, dianggap bahwa 1 liter Susu Murni dapat menghasilkan 4 botol Susu Segar Aneka rasa.
- Apabila pada proses pengolahan terdapat tambahan biaya, bisa ditambahkan pada bagian Akun.
Nilai biaya akan mengikuti nilai rata-rata dari masing-masing produk pembentuknya.
- Klik tombol "Simpan" untuk menyimpan.
2. Persiapan Data Pemasok
Pemasok dalam pembahasan ini adalah penyedia susu murni yang digunakan sebagai bahan baku produk. Pencatatan data pemasok ini dapat dicatat dengan langkah berikut:
- Masuk ke menu Kontak.
- Klik tombol "Buat kontak".
- Isikan Nama Supplier.
- Centang tipe kontak Supplier.
- Klik tombol "Simpan" untuk menyimpan kontak supplier.
3. Persiapan Data Mitra Toko
Untuk Mitra Toko, kita harus catat sebagai Gudang dan Pelanggan.
A. Langkah mencatat sebagai Gudang
- Masuk ke Menu Produk.
- Klik tombol "Tindakan" lalu pilih "Tambah gudang baru".
- Isikan Nama Mitra Toko sebagai Nama Gudang.
- Lengkapi informasi lainnya dan klik "Simpan".
B. Langkah mencatat sebagai Pelanggan
- Masuk ke menu Kontak.
- Klik tombol "Buat kontak".
- Isikan nama mitra di bagian Nama Tampilan.
- Centang Tipe kontak Pelanggan.
- Lengkapi informasi lainnya dan klik "Simpan".
4. Pembelian Bahan Baku
Pembelian Bahan Baku kepada Supplier, bisa dilakukan dengan langkah berikut :
- Masuk ke Menu "Pembelian"
- Klik tombol "Tindakan" lalu pilih Faktur pembelian.
- Pilih nama Supplier.
- Isikan Tanggal Transaksi.
- Pada kolom Gudang, bisa diisikan nama Gudang yang digunakan sebagai tempat penyimpanan bahan baku.
- Masukkan nama Produk dan harga beli satuannya.
- Klik tombol "Buat" untuk menyimpan.
5. Proses Pengolahan
Dalam pembahasan ini, usaha melakukan pengolahan dari susu murni menjadi aneka minuman. Pencatatan proses pengolahan ini bisa dicatat dengan membuat konversi dari produk bundle, berikut langkahnya :
- Masuk ke menu Produk.
- Klik "nama produk" yang diolah.
- Klik tombol “Tindakan” dan pilih Konversi Produk.
- Isikan kuantitas hasil olahan pada kolom Kuantitas.
- Isikan tanggal proses pengolahan pada kolom "Tanggal Konversi".
- Pilih gudang tempat penyimpanan hasil pengolahan.
- Pada bagian Detail Konversi, untuk total nilai produk dan Akun akan mengikuti kuantitas produk hasil olahan.
- Apabila ketika proses pengolahan, ada tambahan biaya yang dikeluarkan, bisa ditambahkan pada kolom "Pilih akun".
- Untuk menyimpan, klik tombol "Simpan".
6. Pengiriman ke Mitra Toko
Pada contoh kasus ini, konsep yang digunakan adalah Titip Jual (konsinyasi), sehingga pencatatan pada Jurnal sebagai berikut:
- Masuk ke Menu "Produk".
- Klik tombol "Tindakan" lalu pilih Transfer gudang.
- Pilih Gudang Asal Produk dan isikan di kolom Dari gudang.
- Pilih Gudang tujuan Perpindahan Produk dan isikan pada kolom Ke gudang.
- Masukkan Tanggal dilakukannya pengiriman (Penitipan).
- Pilih produk pada kolom Nama produk.
- Isikan kuantitas produk yang dikirim.
- Klik tombol "Transfer" untuk menyimpan.
7. Penagihan atas Produk yang Terjual
Setelah perusahaan mengetahui berapa produk yang berhasil dijual oleh Mitra Toko, maka perusahaan akan membuat invoice dengan langkah berikut:
- Masuk menu Penjualan.
- Klik tombol "Buat penjualan baru", lalu pilih Penagihan Penjualan.
- Isikan nama Mitra Toko pada kolom Pelanggan dan tanggal dibuatnya invoice.
- Pilih Gudang sesuai dengan Gudang Mitra Toko (Hal ini dilakukan karena sebelumnya produk sudah dipindahkan sesuai dengan gudang masing-masing Mitra Toko), sehingga penjualannya harus berasal dari gudang tersebut.
- Isikan nama dan kuantitas Produk yang berhasil terjual.
- Klik tombol "Buat dan bagikan" lalu pilih Buat dan bagikan via email untuk menyimpan dan mengirim by email.
- Apabila Anda akan mengirim invoice via email dapat pilih template dan klik “Kirim”. Namun, untuk melewati pengiriman invoice dapat klik “Batal”.
8. Pembayaran dari Mitra Toko
Setelah pembayaran dari Mitra Toko diterima, maka pencatatan dapat dilakukan dengan langkah berikut:
- Masuk menu "Penjualan".
- Klik "nomor invoice" yang telah dibayarkan.
- Klik "Tindakan" lalu pilih Terima pembayaran".
- Isikan nominal Pembayaran sesuai dengan yang dibayarkan oleh Mitra Toko.
- Klik tombol "Buat Penerimaan" untuk menyimpan.
9. Pencatatan untuk Pengembalian Produk dari Mitra Toko
Apabila terdapat pengembalian produk yang tidak laku, maka produk dikembalikan ke Gudang perusahaan dengan pencatatan sebagai berikut:
- Masuk ke menu "Produk".
- Klik "Tindakan" lalu pilih Transfer gudang.
- Isikan Nama gudang Mitra Toko sebagai gudang asal dan gudang perusahaan sebagai gudang tujuan.
- Pilih Nama Produk dan Total transfer.
- Klik Tombol "Transfer" untuk menyimpan.
10. Produk Kadaluarsa
Apabila terdapat produk yang sudah memasuki masa kadaluarsa, maka produk tersebut tidak dapat dijual kembali, Anda bisa mencatatnya sebagai barang kadaluarsa atau barang rusak dengan langkah berikut:
- Masuk ke menu "Produk".
- Klik tombol "Stok opname".
- Pilih tipe penyesuaian Barang Rusak.
- Pastikan Akun sudah mengarah ke Akun yang akan digunakan untuk menampung nilai dari produk yang expired.
- Klik tombol "Lanjutkan".
- Isikan Kuantitas produk yang kadaluarsa.
- Kemudian isikan pula, nilai Average Price (Average price secara default akan mengikuti nilai average produk terakhir, apabila Anda mempunyai nilai tersediri, silahkan pilih Custom Price dan isikan nominalnya).
- Klik tombol "Simpan" untuk menyimpan.
11. Laporan Penunjang
Beberapa contoh laporan yang bisa mendukung transaksi diatas adalah:
A. Laporan penjualan per Mitra Toko
- Laporan ini bisa dilihat dari menu Laporan, kemudian pada tab Penjualan, Anda bisa memilih Laporan Penjualan per Pelanggan.
- Tambahkan filter sesuai pelanggan.
- Sehingga tampilannya akan menjadi seperti ini:
B. Laporan Produk per Gudang
Untuk melihat kuantitas atau stok Produk di masing-masing Gudang, Anda bisa menggunakan laporan Nilai Stok Gudang, yang ada di Menu Laporan, Tab Produk.