Fitur Approval dapat membantu pemilik perusahaan mengetahui bahwa setiap transaksi penjualan yang di-input oleh pengguna tertentu telah melalui proses review terlebih dahulu oleh Manajer.
Formulir draft atas transaksi yang telah dibuat harus disetujui terlebih dahulu oleh pengguna yang diberikan akses sebagai approver, sebelum akhirnya menjadi transaksi yang dapat diproses lebih lanjut.
Pelajari lebih lanjut cara menetapkan pembuat transaksi draft dan approver transaksi melalui Aturan Approval di sini.
Penting
- Fitur ini tersedia pada paket Plus dan Jurnal 360.
- Jika Anda pengguna paket Essentials dan tertarik untuk menggunakan fitur ini, Anda dapat melakukan upgrade minimal ke paket Plus. Lihat perbandingan paket di sini.
Aturan approval tersedia untuk tipe transaksi penjualan seperti:
- Penawaran Penjualan
- Pemesanan Penjualan
- Penagihan Penjualan
- Pembayaran Penjualan
- Pengiriman Penjualan
- Pembayaran Pesanan Penjualan
- Pengembalian Penjualan
Berikut cara menyetujui draft penjualan.
-
- Masuk ke menu Penjualan.
- Lalu klik tab "Membutuhkan Persetujuan" dan pilih formulir draft yang ingin disetujui.
Sebagai approver, Anda akan mendapatkan email terkait transaksi draft yang membutuhkan persetujuan. Anda dapat klik “Lihat transaksi” untuk masuk ke halaman transaksi penjualan.
- Kemudian, Anda akan diarahkan ke halaman draft transaksi seperti berikut ini. Jika Anda tidak ingin menyetujui draft ini, Anda dapat menuliskan komentar dengan klik icon “Comment Bubble” sehingga pembuat draft dapat melakukan revisi atau menghapus draft tersebut dan menggantinya dengan draft yang baru.
- Selanjutnya, akan muncul pop-up dan Anda dapat menambahkan komentar seperti berikut.
- Komentar berfungsi sebagai interaksi antara approver & pembuat draft yang butuh persetujuan perihal transaksi tersebut.
- Panjang komentar maks. 255 karakter, tidak bisa emoji dan juga tidak bisa upload gambar.
- Komentar tidak dapat diubah dan dihapus.
- Jumlah komentar yang akan disimpan maks. hanya 50 komentar per transaksi.
- Komentar hanya bisa di submit ketika transaksi masih tahap draft. Ketika sudah disetujui, maka komentar akan dinonaktifkan. - Atau Anda juga dapat melakukan perubahan informasi dalam formulir draft dengan klik "Ubah".
Pengguna dapat menolak transaksi draft dengan klik “Hapus”.
- Jika sudah selesai mengubah, klik “Simpan perubahan” untuk tetap menyimpan formulir sebagai draft. Transaksi draft yang diubah akan di mapping ulang ke aturan approval yang paling sesuai.
- Anda dapat membatalkan tindakan dengan menekan “Batalkan”.
- Lihat link berikut untuk mengetahui informasi setiap field penjualan. - Lalu, jika Anda ingin menyetujui transaksi tersebut, klik “Setujui”.
- Maka transaksi sudah berhasil disetujui.
- Anda juga dapat melihat approval log dari transaksi draft dengan klik ikon “jam”.
- Dan Anda akan ditampilkan informasi approval log akan terlihat seperti ini.
- Formulir draft transaksi penjualan yang telah Anda setujui otomatis akan berpindah ke tab Faktur Penjualan/ Pengiriman/ Pesanan Penjualan/ Penawaran (tergantung pada tipe transaksi draft penjualan yang diajukan oleh requester) dengan status Open.
- Transaksi dalam bentuk draft tidak mempengaruhi laporan keuangan.
- Apabila perusahaan ingin melakukan tutup buku pada sistem Jurnal, pengguna akan diberikan pemberitahuan jika masih terdapat draft atas transaksi penjualan.
- Anda tetap dapat melakukan tutup buku untuk periode tertentu apabila perusahaan masih memiliki draft transaksi penjualan.
- Transaksi penjualan yang masih berbentuk draft, secara otomatis tidak akan dapat disetujui oleh pengguna yang berwenang sebagai Approver jika sudah melakukan tutup buku.
- Pengguna disarankan untuk menyetujui transaksi draft terlebih dahulu atau menghapus transaksi draft apabila transaksi tersebut tidak akan disetujui oleh Approver sebelum dilakukan tutup buku.