Halaman ini sedang dimuat

Panduan pengguna Mekari Jurnal

Temukan artikel panduan sesuai kebutuhan Anda

Sekilas Tentang Multilayer Approval

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada tanggal 15 Maret 2023, Jurnal akan melakukan pembaruan versi approval dari Role-based ke Multilayer. Baik approval versi role based maupun multilayer, sama-sama memungkinkan Anda memberikan akses pada karyawan untuk hanya dapat membuat transaksi draft. 

Versi role based yang diperbarui meliputi tipe transaksi penjualan, pembelian, dan biaya.

Berikut adalah perbandingan  Multilayer Approval dengan versi role based:

Aktivitas Baru! Multilayer Role Based
Menetapkan pengguna sebagai pembuat transaksi draft 

Melalui menu Aturan Approval, Anda dapat menentukan pengguna yang hanya dapat membuat transaksi draft jika memenuhi kriteria aturan spesifik. 


Misal. Transaksi biaya yang dibuat oleh User A senilai diatas 1 juta akan menjadi draft dan membutuhkan approval. Sedangkan, transaksi biaya di bawah 1 juta tidak membutuhkan approval.

Melalui menu Pengaturan Pengguna, Anda dapat memasangkan pengguna dengan role:

  • membutuhkan persetujuan untuk transaksi penjualan
  • membutuhkan persetujuan untuk transaksi pembelian
  • membutuhkan persetujuan untuk transaksi biaya

Transaksi dengan nominal berapapun akan masuk sebagai draft jika dibuat oleh pengguna dengan role diatas. 

Menetapkan tipe transaksi yang membutuhkan approval

Anda dapat menetapkan tipe transaksi lebih spesifik. Contoh tipe untuk transaksi penjualan:

  • Penawaran Penjualan
  • Pesanan Penjualan
  • Pembayaran Pesanan Penjualan
  • Pengiriman Penjualan
  • Penagihan Penjualan
  • Pembayaran Penjualan
  • Retur Penjualan

pasted_image_0__25_.png

Role ‘membutuhkan persetujuan untuk transaksi’ tersedia untuk tipe penjualan, pembelian dan biaya secara umum.

Anda tidak dapat membatasi pengguna hanya untuk spesifik tipe transaksi Penagihan Penjualan saja, namun akan ditetapkan otomatis untuk semua tipe penjualan yang dapat pengguna akses.

Menentukan pengguna sebagai approver transaksi

Anda dapat menentukan transaksi dengan kriteria apa yang membutuhkan persetujuan dari satu approver saja, maupun lebih dari satu approver.


Misal. Transaksi biaya lebih dari 1 juta, wajib disetujui satu approval. Sedangkan transaksi biaya 100 juta wajib disetujui oleh 3 approver, dengan 3 tingkatan.

Semua pengguna yang tidak dipasangkan dengan role  ‘membutuhkan persetujuan untuk transaksi’ dapat menyetujui transaksi. 


Transaksi draft hanya membutuhkan approval satu kali saja.

Notifikasi atas transaksi yang membutuhkan persetujuan

Anda (sebagai approver) akan diinformasikan melalui email untuk kondisi di bawah ini:

  • Ada transaksi baru yang perlu Anda setujui
  • Ada aturan baru yang menetapkan Anda sebagai approver
  • Ada aturan diperbarui.
  • Anda di-mention di komentar

Jika Anda merupakan pembuat transaksi draft, Anda akan diinformasikan dalam kondisi:

  • Transaksi Anda telah disetujui oleh semua approver
  • Transaksi Anda di komentari
  • Anda di-mention di komentar
Tidak ada.
Mengirimkan komentar Tersedia Tersedia
Melacak proses approval Anda dapat melihat informasi pengguna yang memiliki kewajiban untuk menyetujui transaksi draft yang Anda buat.  Tidak ada
Menyetujui transaksi melalui mobile Tersedia. Pelajari lebih lanjut di sini. Tidak ada

Anda dapat mempelajari cara melakukan setting approval, di sini.

Jika aturan approval telah dibuat, Anda dapat melakukan beberapa hal berikut:

Penjualan
- Membuat transaksi draft Penjualan
- Menyetujui transaksi draft Penjualan

Pembelian
- Membuat transaksi draft Pembelian
- Menyetujui transaksi draft Pembelian

Biaya
- Membuat transaksi draft Biaya
- Menyetujui transaksi draft Biaya

Konversi Produk
- Membuat transaksi draft Konversi Produk
- Menyetujui transaksi draft  Konversi Produk

Penyesuaian Stok
- Membuat transaksi draft Penyesuaian Stok
- Menyetujui transaksi draft Penyesuaian Stok

Transfer Gudang
- Membuat transaksi draft Transfer Gudang
- Menyetujui transaksi draft Transfer Gudang

Informasi Penting

  • Pengguna yang menerima email pemberitahuan migrasi 1 minggu sebelum dan 1 hari sesudah migrasi akan menemukan aturan approval otomatis terbuat di akun Jurnal yang bersangkutan.
  • Aturan approval ini diperuntukkan untuk memastikan akses pengguna yang sebelumnya hanya dapat membuat transaksi draft.
  • Namun, jika Anda tidak menerima salah satu dari email yang disebutkan di atas, artinya akun Anda telah menggunakan versi approval Multilayer.
  • Pada hari kerja ke-3 setelah migrasi selesai, role di bawah ini akan dihapus permanen dari user yang dipasangkan dengan akses tersebut.
          - Membutuhkan persetujuan untuk transaksi penjualan
          - Membutuhkan persetujuan untuk transaksi pembelian
          - Membutuhkan persetujuan untuk transaksi biaya

Ketentuan aturan approval yang dibuat otomatis oleh Jurnal

  • Pengguna yang dapat menyetujui transaksi adalah Owner dan maksimal tiga Ultimate List Manager.
  • Aturan Approval yang otomatis terbuat hanya untuk mata uang dasar. Anda dapat membuat aturan baru untuk mata uang asing lainnya.
  • Jika Anda telah memiliki aturan untuk tipe transaksi bersangkutan, maka Jurnal tidak akan membuat otomatis aturan untuk tipe transaksi tersebut.
  • Jika Anda ingin menetapkan pengguna lain sebagai creator dan approver, maka Anda dapat dapat mengubah aturan yang sudah tersedia atau menambah aturan baru melalui menu Aturan Approval di web Jurnal. Maksimal aturan approval yang dapat dibuat adalah 25 aturan.
  • Jika Anda menemukan transaksi draft yang tidak termapping dengan aturan approval, artinya transaksi tersebut dibuat oleh pengguna yang diperbolehkan membuat transaksi draft maupun transaksi approved. Hanya Owner yang dapat menyetujui transaksi tersebut.
  •  
Bagikan artikel ini

Punya saran dan komentar untuk artikel ini?

Bantu kami meningkatkan kualitas dari guidebook kami dengan mengisi form