Halaman ini sedang dimuat

Panduan pengguna Mekari Jurnal

Temukan artikel panduan sesuai kebutuhan Anda

Bagaimana Cara Menyetujui Transaksi Draft Pembelian

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Fitur Approval dapat membantu pemilik perusahaan mengetahui bahwa setiap transaksi pembelian yang di-input oleh pengguna tertentu telah melalui proses review terlebih dahulu oleh Manajer.

Formulir draft atas transaksi yang telah dibuat harus disetujui terlebih dahulu oleh pengguna yang diberikan akses sebagai approver, sebelum akhirnya menjadi transaksi yang dapat diproses lebih lanjut.

Pelajari lebih lanjut cara menetapkan pembuat transaksi draft dan approver transaksi melalui Aturan Approval di sini.

Penting
- Fitur ini tersedia pada paket Enterprise+. Per 01 Februari 2023, Pengguna paket Enterprise yang telah melakukan renewal dengan harga baru akan mendapatkan Fitur Approval.
- Jika Anda pengguna paket Pro dan tertarik untuk menggunakan fitur ini, Anda dapat melakukan upgrade minimal ke paket Enterprise. Lihat perbandingan paket di sini
- Anda juga dapat berlangganan fitur Approval secara satuan. Hubungi tim account manager Jurnal untuk informasi lebih lanjut, dengan klik di sini.

Aturan approval tersedia untuk mendukung tipe transaksi pembelian seperti:

  1. Penawaran Pembelian
  2. Pemesanan Pembelian
  3. Penagihan Pembelian
  4. Pembayaran Pembelian
  5. Pengiriman Pembelian
  6. Pembayaran Pesanan Pembelian
  7. Pengembalian Pembelian   

No 1, 2, 5, dan 6 hanya tersedia pada paket Enterprise dan Enterprise+.

Berikut cara menyetujui draft pembelian. 

  1. Masuk ke menu Pembelian.
  2. Klik tab "Membutuhkan Persetujuan" lalu pilih draft transaksi pembelian yang ingin Anda approve.

    Sebagai approver, Anda juga akan mendapatkan email terkait transaksi draft yang membutuhkan persetujuan Anda.. Anda dapat klik “Lihat transaksi” untuk masuk ke halaman transaksi pembelian.
    pasted_image_0__69_.png

  3. Jika terdapat ketidaksesuaian, Anda dapat mengubah informasi dalam formulir draft dengan klik "Ubah" di sebelah kanan bawah. Transaksi draft yang diubah akan di mapping ulang ke aturan approval yang paling sesuai.

    - Pengguna dapat menolak transaksi draft dengan klik “Hapus”.
    - Lihat link berikut untuk mengetahui informasi setiap field pembelian.

  4. Jika selesai melakukan perubahan, klik “Simpan Perubahan” untuk menyimpan.
  5. Anda juga dapat klik ikon “comment bubble” agar pembuat transaksi dapat merevisi transaksi pembelian tersebut.
  6. Pada pop up berikut, Anda dapat menambahkan serta melihat komentar.

    - Komentar berfungsi sebagai interaksi antara approver dan pembuat draft yang butuh persetujuan perihal transaksi tersebut.
    - Panjang komentar maks. 255 karakter, tidak bisa emoji dan juga tidak bisa upload gambar.
    - Komentar tidak dapat diubah dan dihapus.
    - Jumlah komentar yang akan disimpan maks. hanya 50 komentar per transaksi.
    - Komentar hanya bisa di submit ketika transaksi masih tahap draft. Ketika sudah disetujui, maka komentar akan dinonaktifkan.

  7. Jika perubahan sudah selesai dilakukan, Anda dapat klik ikon “Setujui” untuk menyetujui transaksi tersebut.
  8. Maka transaksi pembelian sudah berhasil terbentuk.
  9. Anda juga dapat melihat approval logs dari transaksi tersebut dengan klik ikon “jam”.
  10. Maka, approval logs akan terlihat seperti ini.
  11. Formulir draft transaksi pembelian yang telah disetujui otomatis akan berpindah ke tab Faktur Pembelian/ Pengiriman/ Pemesanan Pembelian/ Penawaran (bergantung pada tipe transaksi draft pembelian yang diajukan oleh requester) dengan status Open/Overdue.

    - Transaksi dalam bentuk draft tidak mempengaruhi laporan keuangan.
    - Apabila perusahaan ingin melakukan tutup buku pada sistem Jurnal, pengguna akan diberikan pemberitahuan jika masih terdapat draft atas transaksi pembelian.
    - Anda tetap dapat melakukan tutup buku untuk periode tertentu apabila perusahaan masih memiliki draft transaksi pembelian.
    - Transaksi pembelian yang masih berbentuk draft, secara otomatis tidak akan dapat disetujui oleh pengguna yang berwenang sebagai Approver jika sudah melakukan tutup buku.
    - Pengguna disarankan untuk menyetujui transaksi draft terlebih dahulu atau menghapus transaksi draft apabila transaksi tersebut tidak akan disetujui oleh Approver sebelum dilakukan tutup buku.

Bagikan artikel ini

Punya saran dan komentar untuk artikel ini?

Bantu kami meningkatkan kualitas dari guidebook kami dengan mengisi form