Halaman ini sedang dimuat

Panduan pengguna Mekari Jurnal

Temukan artikel panduan sesuai kebutuhan Anda

Bagaimana Cara Mengelola Permintaan Pembelian pada Jurnal

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Permintaan Pembelian (Purchase Request) adalah suatu formulir internal sebuah perusahaan yang digunakan oleh karyawan. Formulir tersebut berisi rincian informasi tentang barang-barang yang dibutuhkan atau telah out of stock. Kemudian, formulir yang telah dilengkapi akan diberikan kepada manajer sebuah departemen.

Di dalam Jurnal, Permintaan Pembelian yang dapat ditemukan pada menu Pembelian. Di dalam panduan ini, Anda akan mendapatkan penjelasan lengkap mengenai tahap - tahap Permintaan Pembelian pada Jurnal mulai dari cara membuat pengaturan pengguna permintaan pembelian, membuat permintaan pembelian, hingga cara menerima dan memproses pemesanan dari permintaan pembelian.

Penting
- Fitur Permintaan Pembelian hanya dapat diakses oleh pengguna paket Enterprise +.
- Bagi pelanggan Enterprise yang ingin menggunakan fitur Permintaan Pembelian, Anda dapat mengaktifkannya sebagai Add-Ons. Klik link ini untuk pengajuan fitur Permintaan Pembelian, atau hubungi tim support kami halojurnal@mekari.com atau via Live Chat.

1. Mengaktifkan Supplier pada Permintaan Pembelian

  1. Masuk ke Menu Pengaturan.
  2. Klik tab “Pembelian”.
  3. Untuk mengaktifkan fitur ini, centang “Aktifkan supplier di Permintaan pembelian”. Dan klik “Ubah” untuk menyimpan.
    3.png

    - Pengaktifan supplier akan langsung teraktivasi pada saat Anda masuk ke menu Pembelian pada Settings.
    - Anda juga dapat menonaktifkan toggle tersebut jika tidak memerlukan aktivasi supplier pada permintaan pembelian.

2. Membuat Pengaturan Pengguna Permintaan Pembelian

  1. Pilih Pengaturan, lalu Pengaturan Pengguna.
  2. Cari pengguna yang Anda pilih pada daftar pengguna. Lalu, pada baris Actions, klik "Tindakan" lalu pilih “Ubah” untuk mengubah Roles pada pengguna.
  3. Pastikan Anda hanya mencentang bagian Permintaan untuk menambah Roles pada pengguna.
    12.png
  4. Klik “Simpan” untuk menambah Roles permintaan pada pengguna.

3. Membuat Permintaan Pembelian

  1. Login ke dalam Jurnal dan pilih menu Pembelian. Kemudian, seperti pada tampilan berikut, pilih tab Permintaan Pembelian.
    2023-04-05_17_06_46.jpg

    1. Akses pada menu Pembelian akan terlihat berbeda pada pemegang Roles Permintaan saja. Anda dapat melihat perbedaan tampilan pada menu Pembelian pemilik Roles Permintaan pada gambar berikut.
    X (1).png
    2. Anda dapat membuat beberapa Pemesanan Pembelian dari satu Permintaan pembelian.
    3.Terdapat 3 status pada
    Permintaan pembelian yaitu, Selesai, Terpenuhi sebagian, serta Dalam proses. Berikut penjelasannya:
    - Selesai: apabila Anda secara manual mengklik tombol “Permintaan selesai” dan seluruh kuantitas barang sudah terpenuhi. 
    - Terpenuhi sebagian: apabila Permintaan pembelian baru selesai sebagian.
    - Dalam proses: apabila seluruh kuantitas barang belum terpenuhi dan masih dalam proses.
    XX.png
    - Anda dapat membuat Pemesanan pembelian melalui menu Permintaan pembelian jika status yang tertera adalah Open dan Partial (Terpenuhi sebagian). Sistem hanya akan menampilkan barang & kuantitas yang belum diproses sebagai bagian dari Pemesanan pembelian.
    - Anda tidak dapat menghapus dan mengedit data pada menu Permintaan pembelian jika status yang tertera adalah Open dan Partial (Terpenuhi sebagian)

  2. Klik “Buat Pembelian” yang terletak di samping kanan atas. Lalu, pilih Permintaan Pembelian.
    2023-04-05_17_07_36.jpg
  3. Selanjutnya, isi form Buat Permintaan Pembelian dengan lengkap. Kolom dengan ikon “bintang” wajib diisi.

    Anda bisa memilih tingkat Urgensi Rendah, Sedang, dan Tinggi permintaan pada kolom Urgensi.

  4. Pilih produk beserta kuantitasnya. Anda juga bisa menambahkan lebih dari satu produk dengan klik “Pilih produk”.

  5. Tambahkan pesan, memo dan lampiran jika dibutuhkan. Kemudian, klik “Buat permintaan”.

  6. Permintaan pembelian Anda berhasil dibuat dengan rincian seperti berikut.
    7.png
  7. Anda juga bisa melihat hasil PDFnya dengan cara klik “Cetak & lihat” dan pilih "Lihat template".
    mceclip1 (3).png
  8. Lalu, klik “Download PDF”.
    2023-04-05_16_48_1745.jpg
  9. Dan hasil PDF nya sebagai berikut.
    mceclip3.png
  10. Pada setiap permintaan pembelian yang dibuat, sebuah notifikasi secara otomatis dikirimkan ke email ke Staff Pengadaan.

4. Menerima dan Memproses Pemesanan dari Permintaan Pembelian

Penting
Alur menerima hingga memproses Permintaan Pembelian menjadi Pemesanan Pembelian hanya dapat diakses oleh pemilik Roles Ultimate dan Roles lainnya yang memiliki akses terhadap pemesanan pembelian, seperti Roles Pemesanan & Penawaran.

  1. Pada menu Pembelian, pilih Permintaan Pembelian. Kemudian, klik No. Transaksi pada transaksi yang hendak Anda terima.
    5.png
  2. Jika rincian sudah sesuai, klik “Tindakan” dan Buat Pemesanan. Maka, Anda dapat memproses Permintaan Pembelian sebagai Pesanan Pembelian.
    6.png

Demikian tahap-tahap dari proses permintaan pembelian pada Jurnal.

Bagikan artikel ini

Punya saran dan komentar untuk artikel ini?

Bantu kami meningkatkan kualitas dari guidebook kami dengan mengisi form