Bila Anda hendak mendokumentasikan penawaran pembelian yang diterima dari supplier, Anda dapat membuat formulir penawaran pembelian melalui langkah-langkah berikut.
- Masuk ke menu “Pembelian”.
- Klik pada tombol “+Buat Pembelian Baru lalu pilih “Penawaran Pembelian”.
- Selanjutnya, Anda akan masuk ke halaman formulir penawaran pembelian. Lengkapi seluruh informasi yang diperlukan pada formulir tersebut seperti contoh berikut ini.
No Kolom Penjelasan 1 Supplier Pilih pemasok dari kotak pilihan atau tambah pemasok baru (wajib diisi). 2 Email Field ini akan otomatis terisi sesuai dengan pemasok yang dipilih. 3 Info Pengiriman Centang jika barang akan dikirim. Kemudian Anda akan mengisi alamat, tanggal, cara, ongkos pengiriman dan nomor pelacakan. Fungsi pengiriman akan muncul setelah diaktifkan melalui menu Settings > tab Pembelian dan centang ‘Pengiriman’. Baca juga Cara Membuat Pengiriman.
Aktifkan fitur ini melalui menu Settings> Tab Pembelian dan centang Uang Muka
4 Alamat Supplier Field ini akan terisi secara otomatis setelah pemasok dipilih.
5 Tgl Transaksi Pilih tanggal pembelian Anda. 6 Tgl Jatuh Tempo Field ini akan terisi sesuai dengan syarat pembayaran yang dipilih. Namun, tetap dapat dipilih sesuai keinginan. 7 Syarat Pembayaran Pilih syarat pembayaran yang Anda inginkan untuk pembelian ini. Syarat pembayaran default yang tersedia oleh sistem adalah Cash on Delivery, Net 15, Net 30 dan Net 60. Syarat pembayaran yang dipilih akan mempengaruhi tanggal jatuh tempo.
- Pilih syarat pembayaran pembelian default pada menu Settings > Tab Pembelian.
- Pilih syarat pembayaran pembelian default pada menu Settings > Tab Pembelian.
- Pilih syarat pembayaran standar untuk supplier tertentu dari menu Supplier.
- Buat syarat pembayaran baru melalui menu Daftar Lainnya > Syarat Pembayaran.8 No Transaksi Nomor transaksi akan diberikan dan diurutkan secara otomatis oleh sistem, namun dapat diganti sesuai keinginan. Nomor transaksi ini akan memudahkan Anda dalam melacak data transaksi Anda. 9 No Referensi Supplier Masukkan nomor referensi pemasok. Contohnya, untuk mencatat nomor penawaran yang diberikan oleh pemasok (opsional). 10 Tag Pilih tag transaksi dari kotak pilihan atau Anda dapat membuat tag baru. Tag ini akan memudahkan Anda untuk membaca laporan transaksi yang dikelompokkan berdasarkan tag. Baca Cara Mengelompokkan Transaksi dengan Tag.
Pelajari cara mengelola Tag, di sini.
11 Mata Uang Pilih mata uang yang Anda gunakan. Anda bisa mempelajari cara mengatur mata uang di sini. 12 Harga Termasuk Pajak Geser toogle ini ke kanan jika harga produk yang Anda jual telah termasuk PPN. Misalkan harga produk Anda adalah Rp 100.000 (sudah termasuk PPN), maka harga satuannya otomatis akan terhitung dengan nilai Rp 90.909,090909 dan nilai pajaknya adalah Rp 9.090,909091.
- Fitur ini dapat diaktifkan melalui menu Settings > centang Termasuk Pajak.
- Fitur ini tidak akan berfungsi untuk jenis pajak majemuk.
-Jika pajak yang Anda pilih bersifat memotong, maka harga yg tertera belum dikurangi pajak pemotongan.13 Produk Pilih produk yang dibeli dari kotak pilihan. Jika belum ada, ketikkan nama produk untuk menambahnya pada daftar produk.
Anda dapat menambahkan produk baru dengan klik “Tambah produk”.
Anda hanya dapat memiliki maksimal 500 baris produk dalam satu transaksi. Untuk menambahkan informasi, Anda juga dapat menggabungkan faktur melalui Join Sales Invoice/Join Purchase invoice.
Kemudian isikan komponen di bawah ini.
Klik di sini, untuk mempelajari cara pengisian produk baru.14 Deskripsi Deskripsi akan ditampilkan secara otomatis jika Anda memilih produk dari kotak pilihan. Anda dapat menggantinya jika diperlukan. 15 Kuantitas Masukkan jumlah produk yang dibeli. 16 Unit Akan muncul secara otomatis sesuai dengan produk yang dipilih. 17 Harga Satuan Harga satuan akan ditampilkan sesuai dengan produk yang Anda pilih atau Anda juga dapat mengisinya sesuai kebutuhan. 18 Diskon Masukkan diskon produk bila produk yang Anda beli mendapatkan diskon.
19 Pajak Pilih pajak yang akan dikenakan untuk setiap produk. Jika belum ada, Anda bisa klik +Add New untuk menambah daftar pajak yang baru. Pajak bisa bersifat sebagai pemotong atau penambah nominal transaksi dengan mengaturnya pada Daftar Lainnya > Pajak. 20 Jumlah Field ini adalah jumlah perkalian dari kuantitas, harga satuan dan diskon dan akan dijumlah secara otomatis. 21 Pilih produk Klik untuk menambahkan produk lainnya. 22 Diskon Anda dapat memilih untuk memasukkan nilai atau persentase diskon. Anda juga dapat memasukkan diskon majemuk/gabungan (multi discount). Contoh, pilih % dan ketikkan 50+20 pada field diskon.
Persentase diskon yang muncul adalah persentase diskon majemuk yaitu, 60%.
Field ini akan muncul jika sudah diaktifkan melalui menu Settings > tab Produk dan mencentang Diskon.
23 Pesan Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang Anda catat. Pesan ini akan tercetak pada faktur pembelian Anda.
24 Memo Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang akan ditampilkan pada laporan pembelian Anda (tidak tercetak pada invoice). 25 Lampiran Klik "Pilih file" jika ada berkas yang akan dilampirkan. - Setelah melengkapi seluruh informasi, simpan data Anda dengan klik “Buat ” pada bagian kanan bawah halaman.
- Demikian formulir penawaran pembelian yang terbentuk.
Apabila Anda tidak memiliki akses untuk membuat transaksi, maka setiap transaksi akan terbentuk sebagai draft dan akan masuk ke tab membutuhkan persetujuan. Klik link ini untuk menyetujui transaksi draft pembelian.
- Penawaran pembelian yang Anda buat, telah terdaftar pada menu “Pembelian” dalam tab Penawaran Pembelian sebagai berikut.
- Bila Anda menerima tawaran tersebut dan melakukan pemesanan pembelian, maka Anda dapat melanjutkan pencatatan pada proses pemesanan. Lihat caranya berikut ini.