Setelah memperoleh pesanan (Sales Order) dari supplier, maka pada umumnya perusahaan akan mendokumentasikan pesanan pembelian tersebut dalam pencatatan akuntansi perusahaan.

Pembuatan pemesanan pembelian dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut.

1. Masuk ke menu “Pembelian”.
2. Klik pada tombol “Buat Pembelian” lalu pilih “Pemesanan Pembelian”.
   
3. Selanjutnya, Anda akan masuk ke halaman formulir pemesanan pembelian. Lengkapi seluruh informasi yang diperlukan pada formulir tersebut seperti contoh berikut ini.
   
   

   No	Kolom	Penjelasan
   1	Supplier	Pilih pemasok dari kotak pilihan atau tambah pemasok baru (wajib diisi).
   2	Email	Field ini akan otomatis terisi sesuai dengan pemasok yang dipilih.
   3	Info Pengiriman	Centang jika barang akan dikirim. Kemudian Anda akan mengisi alamat, tanggal, cara, ongkos pengiriman dan nomor pelacakan. Fungsi pengiriman akan muncul setelah diaktifkan melalui menu Settings > tab Pembelian dan centang ‘Pengiriman’. Baca juga Cara Mengatur Pengiriman Pembelian. Aktifkan fitur ini melalui menu Settings> Tab Pembelian dan centang Uang Muka
   4	Alamat Supplier	Field ini akan terisi secara otomatis setelah pemasok dipilih.
   5	Tgl Transaksi	Pilih tanggal pembelian Anda.
   6	Tgl Jatuh Tempo	Field ini akan terisi sesuai dengan syarat pembayaran yang dipilih. Namun, tetap dapat dipilih sesuai keinginan.
   7	Syarat Pembayaran	Pilih syarat pembayaran yang Anda inginkan untuk pembelian ini. Syarat pembayaran default yang tersedia oleh sistem adalah Cash on Delivery, Net 15, Net 30 dan Net 60. Syarat pembayaran yang dipilih akan mempengaruhi tanggal jatuh tempo. - Pilih syarat pembayaran pembelian default pada menu Settings > Tab Pembelian. - Pilih syarat pembayaran pembelian default pada menu Settings > Tab Pembelian. - Pilih syarat pembayaran standar untuk supplier tertentu dari menu Supplier. - Buat syarat pembayaran baru melalui menu Daftar Lainnya > Syarat Pembayaran.
   8	No Transaksi	Nomor transaksi akan diberikan dan diurutkan secara otomatis oleh sistem, namun dapat diganti sesuai keinginan. Nomor transaksi ini akan memudahkan Anda dalam melacak data transaksi Anda.
   9	No Referensi Supplier	Masukkan nomor referensi pemasok. Contohnya, untuk mencatat nomor pemesanan yang diberikan oleh pemasok (opsional).
   10	Gudang	Pilih dari gudang mana produk yang Anda beli. Anda juga dapat membuat gudang baru untuk mengelompokkan produk-produk yang ada di perusahaan Anda.
   11	Tag	Pilih tag transaksi dari kotak pilihan atau Anda dapat membuat tag baru. Tag ini akan memudahkan Anda untuk membaca laporan transaksi yang dikelompokkan berdasarkan tag. Baca Cara Mengelompokkan Transaksi dengan Tag. Pelajari cara mengelola Tag, di sini.
   12	Mata Uang	Pilih mata uang yang Anda gunakan. Anda bisa mempelajari cara mengatur mata uang di sini.
   13	Harga Termasuk Pajak	Geser toggle ini ke kanan jika harga produk yang Anda jual telah termasuk PPN. Misalkan harga produk Anda adalah Rp 100.000 (sudah termasuk PPN), maka harga satuannya otomatis akan terhitung dengan nilai Rp 90.909,090909 dan nilai pajaknya adalah Rp 9.090,909091. - Fitur ini dapat diaktifkan melalui menu Settings > centang Termasuk Pajak. - Fitur ini tidak akan berfungsi untuk jenis pajak majemuk. - Jika pajak yang Anda pilih bersifat memotong, maka harga yg tertera belum dikurangi pajak pemotongan.
   14	Produk	Pilih produk yang dibeli dari kotak pilihan. Jika belum ada, ketikkan nama produk untuk menambahnya pada daftar produk. Anda dapat memilih produk lebih dari 1 baris.
   15	Deskripsi	Deskripsi akan ditampilkan secara otomatis jika Anda memilih produk dari kotak pilihan. Anda dapat menggantinya jika diperlukan.
   16	Kuantitas	Masukkan jumlah produk yang dibeli.
   17	Satuan	Akan muncul secara otomatis sesuai dengan produk yang dipilih.
   18	Harga Satuan	Harga satuan akan ditampilkan sesuai dengan produk yang Anda pilih atau Anda juga dapat mengisinya sesuai kebutuhan.
   19	Diskon	Masukkan diskon produk bila produk yang Anda beli mendapatkan diskon.
   20	Pajak	Pilih pajak yang akan dikenakan untuk setiap produk. Jika belum ada, Anda bisa klik "+Add New" untuk menambah daftar pajak yang baru. Pajak bisa bersifat sebagai pemotong atau penambah nominal transaksi dengan mengaturnya pada Daftar Lainnya > Pajak.
   21	Jumlah	Field ini adalah jumlah perkalian dari kuantitas, harga satuan dan diskon dan akan dijumlah secara otomatis.
   22	Pilih produk	Klik untuk menambahkan data produk.
   23	Diskon	Anda dapat memilih untuk memasukkan nilai atau persentase diskon. Anda juga dapat memasukkan diskon majemuk/gabungan (multi discount). Contoh, pilih % dan ketikkan 50+20 pada field diskon. Persentase diskon yang muncul adalah persentase diskon majemuk yaitu, 60%. Field ini akan muncul jika sudah diaktifkan melalui menu Settings > tab Produk dan mencentang Diskon.
   24	Uang muka	Masukkan uang yang dibayarkan dimuka (deposit). Uang muka ini akan memotong jumlah yang tertagih dari pemasok Anda. Jika uang muka yang dimasukkan melebihi jumlah tagihan, maka sisanya akan menjadi kredit memo.
   25	Pesan	Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang Anda catat. Pesan ini akan tercetak pada faktur pembelian Anda.
   26	Memo	Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang akan ditampilkan pada laporan pembelian Anda (tidak tercetak pada invoice).
   27	Lampiran	Klik "Pilih file" jika ada berkas yang akan dilampirkan.

4. Jika formulir sudah terisi, maka klik "Buat".
5. Demikian formulir pemesanan pembelian yang terbentuk.
   
   

   Apabila Anda tidak memiliki akses untuk membuat transaksi, maka setiap transaksi akan terbentuk sebagai draft dan akan masuk ke tab membutuhkan persetujuan. Klik link ini untuk menyetujui transaksi draft pembelian.

6. Pemesanan pembelian yang Anda buat, telah terdaftar pada menu “Pembelian” dalam tab “Pemesanan Pembelian” sebagai berikut.