Bila Anda hendak memberikan penawaran kepada pelanggan atas produk yang Anda jual, Anda dapat membuat formulir penawaran penjualan melalui langkah-langkah berikut.
- Masuk ke menu “Penjualan”.
- Klik pada tombol “Buat Penjualan Baru" lalu pilih Penawaran Penjualan.
- Selanjutnya, Anda akan masuk ke halaman formulir penawaran penjualan. Lengkapi seluruh informasi yang diperlukan pada formulir tersebut seperti contoh berikut ini.
Keterangan:
No Kolom Penjelasan 1 Pelanggan Pilih pelanggan dari kotak pilihan atau tambah pelanggan baru (wajib diisi). 2 Email Masukkan email pelanggan. 3 Info pengiriman Centang jika barang akan dikirim. Kemudian Anda akan mengisi alamat, tanggal, cara, ongkos, pengiriman, nomor pelacakan.
Fungsi pengiriman akan muncul setelah diaktifkan melalui menu Settings > tab Penjualan dan centang ‘Pengiriman’.
Baca juga: Cara Membuat Pengiriman.
4 Alamat pengiriman Masukkan alamat pengiriman jika dibutuhkan. 5 Tgl transaksi Pilih tanggal transaksi dilakukan. 6 Berlaku hingga Kolom ini dapat diisi sesuai dengan tanggal berakhirnya penawaran penjualan yang diberikan. 7 Syarat pembayaran Pilih syarat pembayaran yang Anda inginkan untuk penjualan ini. Syarat pembayaran default yang tersedia oleh sistem adalah Cash on Delivery, Net 15, Net 30 dan Net 60. Syarat pembayaran yang dipilih akan mempengaruhi tanggal jatuh tempo.
- Pilih syarat pembayaran penjualan default pada menu Settings > Tab Penjualan:
- Pilih syarat pembayaran penjualan default pada menu Settings > Tab Penjualan
- Pilih syarat pembayaran standar untuk pelanggan tertentu dari menu Pelanggan.
- Buat syarat pembayaran baru melalui menu Daftar Lainnya > Syarat Pembayaran.8 No transaksi Nomor transaksi akan diberikan dan diurutkan secara otomatis oleh sistem, namun dapat diganti sesuai keinginan. Nomor transaksi ini akan memudahkan Anda dalam melacak data transaksi Anda. Lihat cara pengaturannya di sini. 9 No referensi pelanggan Masukkan nomor referensi pelanggan. Contohnya, untuk mencatat nomor pemesanan yang diberikan oleh pelanggan (opsional). 10 Tag Pilih tag transaksi dari kotak pilihan atau Anda dapat membuat tag baru. Tag ini akan memudahkan Anda untuk membaca laporan transaksi yang dikelompokkan berdasarkan tag. Baca Cara Mengelompokkan Transaksi dengan Tag.
Atur tag-tag yang ada melalui menu Daftar Lainnya > Tag.
11 Mata uang Pilih mata uang yang digunakan dalam transaksi.
Opsi mata uang akan muncul jika Anda mengaktifkan fitur Multi-mata Uang.
12 Harga termasuk pajak Geser tombol ini ke kanan jika harga produk yang Anda jual telah termasuk PPN.
Misalkan harga produk Anda adalah Rp 100.000 (sudah termasuk PPN), maka harga satuannya otomatis akan terhitung dengan nilai Rp 90.909,090909 dan nilai pajaknya adalah Rp 9.090,909091.
- Fitur ini dapat diaktifkan melalui menu Settings > centang Termasuk Pajak.
- Fitur ini tidak akan berfungsi untuk jenis pajak majemuk.
- Jika pajak yang Anda pilih bersifat memotong, maka harga yg tertera belum dikurangi pajak pemotongan. Pelajari di sini.13 Produk Pilih produk yang dijual dari kotak pilihan. Jika belum ada, ketikkan nama produk untuk menambahnya pada daftar produk.
- Anda dapat menambahkan produk baru dengan klik “+Tambah baru”.
- Anda hanya dapat memiliki maksimal 500 baris produk dalam satu transaksi. Untuk menambahkan informasi, Anda juga dapat menggabungkan faktur melalui Join Sales Invoice/Join Purchase invoice.
- Kemudian isikan komponen di bawah ini.
- Klik di sini untuk mempelajari cara membuat produk baru.14 Deskripsi Deskripsi akan ditampilkan secara otomatis jika Anda memilih produk dari kotak pilihan. Anda dapat menggantinya jika diperlukan. 15 Kuantitas Masukkan jumlah produk yang dijual. 16 Unit Masukkan unit dari produk tersebut. 17 Harga satuan Harga satuan akan ditampilkan sesuai dengan produk yang Anda pilih atau Anda juga dapat mengisinya sesuai kebutuhan. 18 Diskon Masukkan diskon produk bila produk yang Anda jual akan didiskon. 19 Pajak Pilih pajak yang akan dikenakan untuk setiap produk. Jika belum ada, Anda bisa klik +Add New untuk menambah daftar pajak yang baru. Pajak bisa bersifat sebagai pemotong atau penambah nominal transaksi dengan mengaturnya pada Daftar Lainnya > Pajak.
- Jika Anda menggunakan pajak dengan Pengali 11/12 untuk DPP, maka Anda dapat melihat nominal DPP Nilai Lain pada bagian summary transaksi seperti ini.
- Dasar Pengenaan Pajak (DPP) Nilai Lain digunakan sebagai dasar pengenaan pajak dengan pengali 11/12. Nilai ini tidak termasuk dalam perhitungan total jumlah transaksi setelah pajak.20 Jumlah Kolom ini adalah jumlah perkalian dari kuantitas, harga satuan dan diskon dan akan di jumlah secara otomatis. 21 Pesan Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi penjualan yang Anda catat. Pesan ini akan tercetak pada faktur penjualan Anda. 22 Memo Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi penjualan yang akan ditampilkan pada laporan penjualan Anda (tidak tercetak pada invoice). 23 Lampiran Klik "+Tambah Berkas" jika ada berkas yang akan dilampirkan. 24 Diskon per baris Anda dapat memilih untuk memasukkan nilai atau persentase diskon. Anda juga dapat memasukkan diskon majemuk/gabungan (multi discount). Contoh, pilih % dan ketikkan 50+20 pada field diskon. Persentase diskon yang muncul adalah persentase diskon majemuk yaitu, 60%. Field ini akan muncul jika sudah diaktifkan melalui menu Setting > Tab Produk dan mencentang Diskon. - Setelah selesai, klik “Buat” untuk langsung menyimpan formulir penawaran penjualan.
- Atau klik “panah ke bawah" dan pilih Buat dan Baru, Jika anda ingin menyimpan dan langsung membuat formulir penawaran penjualan yang baru. Anda juga dapat memilih "Buat dan bagikan via email jika ingin membagikan langsung via email.
Selanjutnya, Anda akan dibawa pada halaman untuk mengirim e-mail kepada pelanggan. Isi email penerima dan informasi lainnya, lalu klik “Kirim” untuk mengirim e-mail dan menyimpan formulirnya.
- Demikian formulir penawaran penjualan yang terbentuk.
- Penawaran penjualan yang Anda buat, telah terdaftar pada menu “Penjualan” dalam tab Penawaran sebagai berikut.
- Bila pelanggan menerima tawaran yang telah Anda berikan dan melakukan pemesanan penjualan, maka Anda dapat melanjutkan pencatatan pada proses pemesanan. Lihat caranya berikut ini.
- Pengguna yang diberikan akses “Butuh Persetujuan Untuk Transaksi Penjualan” hanya akan dapat membuat draft transaksi terkait dengan penjualan pada Jurnal. Lihat petunjuk klik link ini untuk pengajuan fitur Approval.
Apabila Anda tidak memiliki akses untuk membuat transaksi, maka setiap transaksi akan terbentuk sebagai draft dan akan masuk ke tab membutuhkan persetujuan. Klik link ini untuk menyetujui transaksi draft penjualan.
Demikian penjelasan mengenai cara membuat penawaran penjualan. Selanjutnya pelajari cara mengimpor penawaran penjualan, di sini.