Pada bagian ini, Anda akan melihat penjelasan terkait tutup buku yang ada di Jurnal. Berikut beberapa panduannya.

1. Sekilas Mengenai Menu Tutup Buku

Fitur ini berfungsi untuk melakukan tutup buku pada catatan keuangan Anda dari awal periode sebelum tutup buku sampai periode yang ditentukan. Dengan fitur ini Anda dapat melakukan hal-hal seperti.

• Mencegah terjadinya perubahan data pembukuan Anda oleh pihak tidak berwenang pada laporan yang telah di Tutup Buku.
• Menyusun seluruh laporan keuangan mulai dari laporan Neraca, Neraca Lajur, Laba Rugi, hingga Arus Kas secara periodik.
• Lebih fleksibel untuk memilih panjang periode tutup buku dengan menyusun seluruh laporan keuangan setiap bulan, triwulan, semester atau sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Ada 3 (tiga) cara untuk melakukan tutup buku yaitu:

A. Melalui Banner 

Anda dapat melakukan penutupan buku melalui Banner yang ada pada Menu Dashboard, di mana Anda dapat langsung klik “Mulai Tutup Buku” untuk melakukan penutupan buku.

B. Melalui Menu Daftar Akun

1. Masuk ke menu Daftar Akun.
2. Klik “Tindakan” lalu pilih “Penutupan Buku”.
   

   - Selain itu, bagi pengguna yang sudah melakukan transaksi selama 1 tahun namun belum pernah melakukan tutup buku, maka akan muncul banner reminder tutup buku seperti di bawah ini yang berada pada menu Daftar Akun. Klik “Mulai Tutup Buku” untuk melakukan penutupan buku.
   
   - Bagi perusahaan yang belum siap melakukan proses tutup buku, maka Anda bisa menutup banner dengan klik “x” dan pilih opsi di bawah ini.
      A. Bulan depan (banner akan muncul dalam waktu 30 hari ke depan).
      B. 3 bulan lagi (banner akan muncul dalam waktu 90 hari ke depan).
      C. 6 bulan lagi (banner akan muncul dalam waktu 180 hari ke depan).
   - Namun bagi  Anda yang  tidak memiliki SOP untuk tutup buku, Anda bisa memilih opsi Tidak perlu diingatkan (banner akan hilang secara permanen). 

C. Melalui Menu Daftar lainnya 

Pada Menu Daftar Lainnya, Anda dapat pilih Daftar Penutupan Buku, untuk melakukan penutupan buku.

2. Memulai Tutup Buku

Penting
- Jika Anda belum pernah melakukan tutup buku dari awal pembukuan Anda serta tidak ada catatan mengenai penutupan buku maka periode tutup buku akan secara otomatis diatur dari awal pembukuan.
- Jika Anda belum pernah melakukan prosedur tutup, maka Anda akan melihat tampilan berikut.

Untuk melakukan tutup buku, berikut langkah-langkahnya.

1. Klik “Mulai Tutup Buku”. Hal yang perlu Anda ingat adalah, ketika Anda sudah melakukan tutup buku, maka Anda tidak dapat melakukan perubahan data transaksi hingga tanggal akhir tutup buku.
   
2. Setelah menentukan sampai tanggal berapa tutup buku, klik “Lanjut”.
   
3. Kemudian, Anda akan mengkonfirmasi beberapa hal berikut.
   
   
   • Rekonsiliasi Bank
     Periksa tanggal terakhir Anda melakukan rekonsiliasi untuk masing-masing akun Kas & Bank dan Kartu Kredit yang Anda miliki. Sebaiknya Anda melakukan rekonsiliasi sebelum tutup buku.
     
     Selain itu, rekonsiliasi ini dapat dilakukan secara periodik agar pencocokan catatan pada Bank dan aplikasi Jurnal dapat lebih akurat dan terkini. Anda dapat melakukan rekonsiliasi Kas dengan cara manual dan rekonsiliasi Bank melalui Tab Rekonsiliasi.
     
     
   • Stok Opname
     Periksa tanggal terakhir Anda melakukan stok opname (perhitungan stok) pada persediaan barang yang Anda miliki.
     
     Sebaiknya stok opname dilakukan sebelum tutup buku. Selain itu, stok opname ini dapat dilakukan secara periodik agar catatan persediaan barang Anda akurat dan terkini. Pelajari lebih lanjut di sini.
     
     Anda tidak dapat melanjutkan proses tutup buku jika terdapat stok negatif (-) di masing-masing gudang.
     
     
   • Penyusutan Aset
     Periksa apakah ada penyusutan aset yang belum dicatat hingga tanggal penutupan buku. Pastikan untuk mengklik “Terapkan” pada jadwal penyusutan aset yang ditampilkan pada tab Penyusutan Aset menu Pengaturan Aset. Pelajari lebih lanjut di sini.
     
     Anda tidak dapat melanjutkan proses tutup buku jika terdapat Aset yang belum disusutkan dalam periode tutup buku.
     
     
   • Transaksi Draft
     Jika Anda mengaktifkan fitur Approval, dan ada draft transaksi yang belum disetujui, maka informasi terkait Lihat Daftar transaksi draft akan muncul di halaman rekonsiliasi.
     
     Anda dapat melanjutkan proses tutup buku, namun transaksi draft dalam periode tutup buku tidak dapat disetujui setelah tutup buku dilakukan.
     
     
   • Perhitungan inventory masih berlangsung
     Anda juga tidak dapat melanjutkan proses tutup buku jika masih terdapat kalkulasi yang masih berlangsung. Anda bisa cek proses kalkulasi melalui halaman Perhitungan Transaksi Berjalan.
     
     
4. Jika Anda sudah melakukan pengecekkan untuk semua daftar di atas, klik “Lanjut”. Anda akan diarahkan ke halaman Kertas Kerja Neraca Saldo.
   
   
5. Halaman ini menunjukkan Kertas Kerja yang terdiri dari trial balance, income statement, dan balance sheet. Pastikan semua akun memiliki jumlah saldo yang benar. Periksa juga untuk total akhir debit dan credit di bawah kolom Trial Balance dan Balance Sheet memiliki jumlah saldo yang sama.
   
   

   Jumlah saldo debit dan kredit pada Balance Sheet hanya akan sama jika Anda sudah mengisi informasi akun laba ditahan di bawah.

6. Jika semua saldo sudah benar, scroll ke bagian bawah halaman.
   
   

   No	Kolom	Penjelasan
   1	Saldo Akhir	Saldo akhir akan muncul jika Anda sudah memilih memilih akun (poin 2, 5, 6)
   2	Tax expense account	Pilih akun biaya (tax expense account) yang akan digunakan untuk mencatat pengeluaran pajak periode tutup buku ini.
   3	Persen pajak	Isi pengeluaran pajak untuk periode tutup buku ini. Jika usaha Anda memiliki keuntungan, pajak dapat diisi dalam bentuk persentase dari keuntungan tersebut, atau langsung memasukkan nominal pajak nya.
   4	Jumlah pajak	Jika Anda mengisi persen pajak, maka jumlah pajak akan otomatis terisi.
   5	Tax payable account	Pilih akun hutang pajak (tax payable account) untuk menampung biaya pajak yang belum dibayarkan ini.
   6	Retained earnings account	Pilih akun laba ditahan (retained earnings account) untuk menyimpan keuntungan atau kerugian sesudah pajak.
   7	Memo	Isi keterangan tambahan pada field Memo jika diperlukan. Informasi Memo ini hanya akan terlampir di halaman Index Tutup Buku.

7. Klik tombol “Simpan dan Lanjutkan”.
8. Periksa terlebih dahulu laporan-laporan hasil penutupan buku periode ini. Klik “Konfirmasi Tutup Buku” untuk menyelesaikan proses penutupan buku. Jika Anda meninggalkan halaman ini tanpa mengkonfirmasi, maka proses tutup buku ini akan tersimpan sebagai draft.
   
   

   Penting
   - Jika Anda memiliki Saldo Awal yang diterbitkan di menu Daftar Akun sebelum tanggal tutup buku, maka kolom Saldo Awal akan mencatat nilai per tanggal Saldo Awal dari Daftar Akun. Hal ini berlaku untuk Anda yang melakukan Tutup Buku pertama kali.
   - Akun ‘tax expense’, ‘tax payable’, dan ‘retained earnings’ yang Anda petakan di halaman Worksheet akan tampil di halaman Laporan Keuangan yang masih draft.
   - Namun, Anda hanya akan dapat melihat postingan Journal Entry penutupan ketika Tutup Buku sudah diterbitkan. Journal Entry penutupan yang dimaksud dapat dilihat pada poin no.12 di bawah.

9. Setelah konfirmasi berhasil, maka proses tutup buku akan dijalankan oleh sistem, dan Anda akan diinformasikan melalui email setelah proses selesai. Anda dapat klik ”Kembali ke daftar tutup buku” pada pop-up yang muncul untuk kembali ke halaman Index Tutup Buku.
   
   

   Saat ini, tampilan baru hanya tersedia untuk akun yang tidak menggunakan fitur multi mata uang.

10. Setelah tutup buku selesai diproses, maka Anda akan menerima email seperti berikut.
    
    
11. Untuk melihat Journal Entry dari tutup buku yang Anda lakukan, Anda dapat masuk ke menu Biaya, lalu pilih Journal Entry dari tutup buku yang baru saja dilakukan.
    
    

    Untuk mempermudah pencarian, Anda dapat mengetik kata kunci “closing” di kolom pencarian.

12. Journal Entry penutupan yang terbuat adalah sebagai berikut.
    
    
13. Jurnal Entry yang mencatat hutang pajak akan terbuat terpisah dari Jurnal Entry penutupan yang pertama.
    
    
14. Jurnal Entry ini hanya muncul jika Anda mengisi nominal pajak di halaman Kertas Kerja Neraca Saldo.
    
    

    - Anda dapat melacak Jurnal Entry yang otomatis terbentuk dari proses Tutup Buku melalui Memo. Memo ini akan muncul di Laporan dan Halaman Akun.
    - Penambahan Memo otomatis ini mulai tersedia untuk tutup buku yang dilakukan per tanggal 09 Februari 2023.

Penting

Informasi Tambahan
Anda hanya dapat melakukan penutupan buku untuk periode selanjutnya jika proses tutup buku sebelumnya telah selesai diproses oleh Sistem.

Anda akan mendapatkan informasi seperti di bawah ini jika Anda melanjutkan tutup buku sebelum menerima email konfirmasi selesainya proses tutup buku.

3. Melanjutkan Proses Tutup Buku

Jika Anda ingin melanjutkan tutup buku yang masih berstatus draft dan belum diselesaikan, Anda dapat melanjutkan proses tutup buku dengan langkah berikut:

1. Masuk ke menu Daftar Akun.
2. Klik “Tindakan” lalu pilih "Penutupan Buku".
   
3. Anda akan melihat periode tutup buku yang masih draft sebagai berikut.
   
4. Pilih dari langkah mana proses tutup buku Anda akan dilanjutkan.
   

   Jika Anda melakukan aktivitas lain selama tutup buku masih berstatus draft, Anda disarankan untuk melanjutkan proses dari Cek Rekonsiliasi agar Jurnal dapat melakukan pengecekkan kembali untuk transaksi dalam periode yang mau ditutup.

5. Klik “Go” untuk melanjutkan.
6. Kemudian ikuti cara seperti yang dijelaskan pada Memulai Tutup Buku.

Selanjutnya, Anda bisa mempelajari bagaimana cara melakukan pembatalan tutup buku di sini.