Fitur multi user ini memungkinkan Anda untuk mengatur berapa banyak pengguna yang dapat mengakses aplikasi Jurnal dibawah nama perusahaan yang sama. Selain itu, setiap pengguna dapat diatur Roles-nya sehingga setiap menu di aplikasi Jurnal hanya dapat diakses sesuai dengan Roles yang diberikan kepada pengguna tersebut.

1. Menambah Pengguna

Untuk menambah pengguna, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Masuk ke menu Settings.
2. Pilih tab Pengaturan Pengguna.
   
3. Di sini Anda akan melihat siapa dan berapa pengguna yang dapat mengakses aplikasi Jurnal di bawah nama perusahaan Anda.
   
   
4. Klik tombol “Undang pengguna" pada bagian kanan atas untuk mengundang rekan Anda.
   
5. Masukkan nama dan email pengguna (wajib diisi) pada detail pengguna.
   
   

   - Undangan terhadap karyawan/admin akan dihitung sebagai penambahan pengguna (jika melebihi jumlah free user yang diberikan, maka akan dikenakan Rp 99.000/pengguna per bulan dalam tagihan bulanan Anda. Harga ini sudah termasuk PPN.
   - Undangan terhadap partner Jurnal sebagai konsultan keuangan Anda, tidak akan terhitung dalam tagihan berlangganan Anda dengan Jurnal.

6. Centang “Terapakan batas waktu akses” jika ingin membuat aturan pukul berapa saja karyawan tersebut dapat mengakses Jurnal.
   
   
7. Lalu pilih hari serta jam mulai dan selesai karyawan dapat menggunakan Jurnal.
   
   
8. Tentukan Wewenang, Aksesibilitas, dan Approval dari pengguna yang bersangkutan yang terdiri dari beberapa peran berikut.
   
9. Ada juga dapat memilih peran Penjualan dan Pembelian.
   
10. Selain itu, Anda juga dapat memilih peran Pengeluaran, Pergudangan, Produksi serta Wewenang tambahan.
    
    

    Akses produksi tidak dapat dikombinasikan dengan peran lainnya. Apabila pengguna diberikan akses produksi, maka pengguna dapat:
    - Melihat semua halaman produksi.
    - Melihat dan melakukan semua tindakan bill of material (BOM).
    - Melihat dan melakukan semua tindakan perintah kerja penyusunan.
    - Melihat dan melakukan semua tindakan perintah kerja pemisahan.

11. Klik tombol “Undang”.
    

    - Anda juga dapat mengganti user lain menjadi Pemilik/Owner dengan klik Jadi Pemilik.
    - Anda juga dapat mengatur custom role dengan klik di sini.

2. Mengatur Wewenang Pengguna

Untuk mengatur wewenang, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Ketika Anda menambahkan pengguna, maka akan muncul pilihan wewenang sebagai berikut.
   
2. Selain itu, juga terdapat peran-peran berikut.
   
3. Pengaturan ini berfungsi untuk menentukan menu mana saja yang dapat dilihat, ditambah, diubah atau dihapus oleh pengguna.
4. Misalkan pengguna yang akan diundang adalah orang yang menangani faktur penagihan dan pembayaran ke supplier. Maka, Anda dapat memilih Pembelian, dan hanya mencentang Penagihan & Retur dan Pembayaran saja. Dengan demikian, pengguna yang diundang dapat membuat penagihan, retur, dan pembayaran pembelian. Pembayaran pada pembelian ini mencakup tindakan Kirim Pembayaran, Membuat Kredit Memo, Menggunakan Kredit Memo  dan Mengembalikan Credit Memo.
   

   Pembayaran pada penjualan juga mencakup tindakan yang sama dengan pembelian.

5. Apabila “Limitasi Akses” dicentang, maka pengguna hanya dapat melihat transaksi yang diinput oleh pengguna itu sendiri.
   
6. Pada roles Penjualan/Pembelian saat ini, dibagi menjadi 3 bagian, yaitu Penagihan & Retur, Pemesanan & Penawaran, dan Pembayaran.

Cakupan masing-masing bagian ini adalah sebagai berikut.

A. Penagihan & Retur

Jika pengguna diberikan akses pada penagihan & retur saja, maka pengguna dapat:

• Melihat daftar faktur, pengiriman, pemesanan dan penawaran penjualan/pembelian,
• Membuat penagihan dari pemesanan dan penawaran penjualan,
• Membuat penagihan dari pemesanan dan penawaran pembelian,
• Membuat penagihan penjualan baru,
• Membuat penagihan pembelian baru,
• Membuat retur penjualan, dan
• Membuat retur pembelian.

B. Pemesanan & Penawaran
Jika pengguna diberikan akses pemesanan & penawaran saja, maka pengguna dapat: 

• Membuat pemesanan dan penawaran penjualan baru,
• Membuat pemesanan dari penawaran penjualan,
• Membuat pemesanan dan permintaan pembelian baru,
• Membuat pemesanan dari permintaan pembelian.

C. Pembayaran
Jika pengguna diberikan akses pembayaran saja, maka pengguna dapat:

• Melakukan Pelunasan Faktur Penjualan,
• Melakukan Pelunasan Faktur Pembelian,
• Melakukan Pelunasan Pemesanan Penjualan,
• Melakukan Pelunasan Pemesanan Pembelian,
• Membuat Kredit/Debit Memo Pelanggan/Supplier,
• Menggunakan Kredit Memo untuk Melunasi Penjualan/Pembelian, dan
• Mengembalikan Credit Memo.

3. Menentukan Aksesibilitas Pengguna

Untuk menentukan aksesibilitas pengguna, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Ketika Anda menambahkan pengguna, maka akan muncul pilihan aksesibilitas.
2. Centang “Aksesibilitas” untuk memberikan akses pada pengguna yang diundang untuk menghapus atau mengubah data transaksi dan data master.
   
3. Klik "Undang" untuk melanjutkan undangan pengguna.
   

4. Mengkonfirmasi Pengguna Baru

Setelah pengguna baru diundang, Anda harus mengkonfirmasinya dalam waktu kurang dari 7*24 jam. Jika tidak, maka Anda harus mengirim ulang undangan. Untuk mengkonfirmasi pengguna baru, pastikan Anda sudah ter log out dari sesi sebelumnya atau mengkonfirmasi email undangan dari browser yang berbeda untuk menghindari terjadinya kesalahan. Kemudian, ikuti langkah-langkah berikut:

Jika username yang diundang sudah pernah terdaftar di aplikasi jurnal, maka setelah konfirmasi, Anda bisa langsung login saja.

1. Masuk ke email pengguna yang diundang.
   
2. Kemudian, klik "Terima Undangan". Anda akan mengisi form seperti gambar berikut jika username yang diundang belum pernah terdaftar di Jurnal.
   
3. Masukkan nomor telepon Anda. 
4. Masukkan password baru Anda dan masukkan sekali lagi untuk mengkonfirmasi ulang sandi. 
5. Centang pada kolom “I’m not a robot”.
6. Klik "Buat Akun" untuk melanjutkan. 
7. Anda akan langsung terlogin ke dalam perusahaan yang diundang dengan roles yang telah ditentukan.

5. Menonaktifkan Pengguna

Pada Jurnal, Anda juga dapat menonaktifkan pengguna yang sudah tidak lagi menggunakan Jurnal dengan langkah berikut.

1. Klik "nama pengguna" yang ingin dinonaktifkan.
   
2. Lalu klik “Tindakan” dan pilih Nonaktifkan pengguna.
   
3. Kemudian akan muncul pop up konfirmasi dan klik “Nonaktifkan”.
   
4. Maka pengguna sudah berhasil di nonaktifkan.
   
5. Anda dapat mengaktifkannya kembali dengan klik “Tindakan” lalu pilih Aktifkan pengguna.